人人都离不开excel数据分析的时代,不信你看

前几天有一位朋友加我微信,问:我用Excel很初级,好奇数据分析都是什么样的情况适用?

这个问题,之前也有一位朋友问过我。那位朋友是做销售的,所以我就以销售为例去跟他讲。但是,现在我肯定不能直接就去跟对方讲销售的例子,因为我并不清楚对方的职业。

所以,我进一步询问对方的职业以及平时用Excel来做什么,对方告诉我,她是教育行业,平时会用Excel来记录、跟踪管理学生的信息,但是学生多,信息多,在Excel中写字很乱,想找一个工具来帮忙记录,准备用项目管理来做了。

我告诉对方,先别急着想换个工具,先想想自己到底要解决什么问题,然后再来看什么工具能解决,大概率Excel就够了。我建议她可以把自己做的表格截图发我,我帮她看看。比较遗憾的是,我这几天比较忙,忙训练营结营,忙185班组班、开班的事,所以还没来得及看。

不过,忙这些事的过程中,我做了一点数据分析,正好,我觉得可以让她理解下什么是数据分析,也可以让像她一样的朋友理解什么是数据分析,所以我决定把这个过程写出来。

上周五七姐告诉我,185班组班完成,我激动又紧张呀,接下来就要带着大家一起写7年,7年之后一起去南极。畅想很容易,但路是要一点一点去走的。比如,组班之后,作为班长,我要准备跟战友们做一场分享,然后我要开始考虑招募值月生,筹备开班仪式的事。

上周五晚上,我在班级群里发出了要分享的通知,明确了分享的时间是在上周六晚上,但分享什么内容,我其实并没有想好。七姐建议,可以参考雪玲班长(183班长)或者守来班长(184班长)的分享,介绍下自己以及自己在007践行的故事。这样呢,一方面,可以让战友对我有个了解,另一方面,也通过自己在007的践行带给战友一些动力、鼓舞。

周六一早,我就准备往这方面去想,然后列大纲。可是,我很快意识到,战友们进来的时候,七姐有给他们每个人发过我写的文章,就是关于我在007的践行故事。所以,我准备讲的这些,其实战友们都大概了解了。我要再去讲的话,无非就是掰开了揉碎了,再往细了去讲。但内容是一样的,所以我觉得再讲的意义就不大了。

那既然把之前的设想给否了,就要重新再想,要跟战友们讲什么。换位思考了下,战友们会想听什么呢?结合这几天,大家进来之后在群里的提问,大部分是跟写作相关的问题,比如在哪里写?从来没写过,不会写怎么办?怎么交作业?怎么点评……

所以,我想我可以去跟大家讲写作相关的问题,而且最好是针对他们的问题去跟他们讲,这些可能是他们最愿意听的。再结合我自己对185班的带班计划,希望帮助大家建立个人品牌意识,寻找到自己的个人定位,然后通过写作聚焦在一个点上,每个人最后都能打造出个人品牌。

要兼顾这两点,我需要尽快了解他们的情况,了解他们目前写作的水平,在写作上有什么困难,了解他们是做什么的,了解他们想通过写作实现什么……这些,每个人加入007的时候,都有做自我介绍,会有提及。

这些自我介绍,在大家陆续进群的时候,我其实都有看过,而且还不止一遍。但70多个人的信息,看完就忘记,根本记不住什么。比如加入007的理由,每个人写的不一样,但是又有些比较相似,可以归为同一类。可是可以分几类呢?如果我只是在石墨文档上来回地滚动鼠标,通过大脑硬去记忆得到答案的话,基本上是不可能,除非我一个一个去记录,然后归类、统计。这个效率就太低了,不仅耗时,而且眼睛可能还会看瞎,大脑还可能会缺氧,这事没法干了!

当然,这事有办法可以做,而且是快速高效的办法,关键是一点也不难。你想呀,既然要对数据进行统计,那最好的工具自然是Excel。可是这些信息现在都在石墨文档(类似于word文档),而且都是文字,要怎么统计呢?如果你有这个困惑,这里先来跟你解释一点:数据分析针对的数据,并不一定只有数字,文字甚至其他信息也可以。

回到这里,我想要做的是,了解大家现在写作是什么样的,比如有没有写作平台、有没有写过?我想要了解大家是否已经有个人品牌、是否有个人品牌意识、想通过写作实现什么?

那根据现状,根据我的需求,从现状到需求,怎么实现呢?下面详细来说说。如图是信息在石墨文档中的样子。

第1步,我把石墨文档的信息一键全部复制(ctrl+A)粘贴到Excel,结果如图。

第2步,从第5行开始,将所有人的自我介绍复制、粘贴到一张新的sheet中,并将模板中重复的内容去除,目的是只保留大家填的自我介绍信息。具体做法是通过查找(ctrl+H)将“*】”替换为空,得到结果如图。

第3步,将上一步的自我介绍,复制再转置粘贴到一个新的行,如图

第4步,再建立一个新的sheet,在里面按自我介绍的模板建立好标题。

第5步,在这个标题下,将第3步中的信息通过公式引用过来:=INDEX(规范数据源0!$1:$1,ROW(A1)*10-10+COLUMN())(注:规范数据源,是我第3步中所放数据的sheet名称。),结果如图。

第6步,现在,我们已经把石墨文档中的文字信息,转换到了Excel中。但是这些信息有些填的不规范,比如城市,有人填省份,有人填城市,有人省份城市一起填。有些信息不直接,比如我想要知道大家是否有个人品牌或者意识,没有现成的信息,只能根据其它内容的描述来做出判断。所以为了更符合我的统计分析需求,我得给它加字段(说明:这里的字段结果是我根据现有信息做出的主观判断,未必准确,如果想要更精准,还需要跟战友们一一去沟通了解确认),如图。

第7步,至此,我们终于得到了一个既规范又完整的数据源,我们可以在这个数据源上,根据数据透视表做各种统计,比如我根据需求,统计了大家写作的情况,个人品牌的情况,如图是我这次做的两个统计。

好,到这里,我已经得到了我想要做的统计需求,接下来可以进一步去往下分析。当然,你还可以做一些其他的,比如可以统计战友们的城市分布、职业分布等等,这样可以增加大家链接、交流的机会。

另外,在这个过程中,我还去做了一点别的尝试,就是通过字段统计,来看战友们加入007最大的需求,这里跟大家推荐一个我用到的在线工具:图悦:http://www.picdata.cn/,可以用来统计词频。

具体做法就是,我将所有战友自我介绍中会涉及到此信息的内容,如【加入007理由】、【未来一年期望】、【未来七年期望】的全部内容全部复制到Word,然后再将信息从Word中复制到“图悦”这个网站中,就可以快速得出结果。这个结果,还可以通过Excel导出来。

可以看到,“写作”出现的频率是最高的。当然,这个结果不一定非常准确,跟文本信息的规范性有关,但可以作为一个参考。

最后,总结3点:

第一,数据分析中的数据,是一切信息的统称,远不仅仅限于数字,文字、图片等都可以。

第二,数据处理中,需要注意对数据格式的规范处理。比如这里,由于大家填在石墨文档中的信息,并没有参考统一的模板,有些多了一项,有些少了一项,这样就会造成我后面做数据统计时出错,所以我会先去检查,确保数据格式的规范性,这样后面的数据统计分析才顺畅。

第三,知道了怎么做是第一步,进一步还可以思考,如何加快做的这个过程,这才是我们的目标。所以做完后,可以去根据这个过程去搭建框架,设计模板,真正做到高效工作。比如这里,我这个处理过程,现在1分钟就可以搞定啦。

今天的分享就到这里,非常感谢你的耐心阅读,希望今天的分享对你有所启发。

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