人人都离不开excel数据分析的时代，不信你看

前几天有一位朋友加我微信，问：我用Excel很初级，好奇数据分析都是什么样的情况适用？

这个问题，之前也有一位朋友问过我。那位朋友是做销售的，所以我就以销售为例去跟他讲。但是，现在我肯定不能直接就去跟对方讲销售的例子，因为我并不清楚对方的职业。

所以，我进一步询问对方的职业以及平时用Excel来做什么，对方告诉我，她是教育行业，平时会用Excel来记录、跟踪管理学生的信息，但是学生多，信息多，在Excel中写字很乱，想找一个工具来帮忙记录，准备用项目管理来做了。

我告诉对方，先别急着想换个工具，先想想自己到底要解决什么问题，然后再来看什么工具能解决，大概率Excel就够了。我建议她可以把自己做的表格截图发我，我帮她看看。比较遗憾的是，我这几天比较忙，忙训练营结营，忙185班组班、开班的事，所以还没来得及看。

不过，忙这些事的过程中，我做了一点数据分析，正好，我觉得可以让她理解下什么是数据分析，也可以让像她一样的朋友理解什么是数据分析，所以我决定把这个过程写出来。

上周五七姐告诉我，185班组班完成，我激动又紧张呀，接下来就要带着大家一起写7年，7年之后一起去南极。畅想很容易，但路是要一点一点去走的。比如，组班之后，作为班长，我要准备跟战友们做一场分享，然后我要开始考虑招募值月生，筹备开班仪式的事。

上周五晚上，我在班级群里发出了要分享的通知，明确了分享的时间是在上周六晚上，但分享什么内容，我其实并没有想好。七姐建议，可以参考雪玲班长（183班长）或者守来班长（184班长）的分享，介绍下自己以及自己在007践行的故事。这样呢，一方面，可以让战友对我有个了解，另一方面，也通过自己在007的践行带给战友一些动力、鼓舞。

周六一早，我就准备往这方面去想，然后列大纲。可是，我很快意识到，战友们进来的时候，七姐有给他们每个人发过我写的文章，就是关于我在007的践行故事。所以，我准备讲的这些，其实战友们都大概了解了。我要再去讲的话，无非就是掰开了揉碎了，再往细了去讲。但内容是一样的，所以我觉得再讲的意义就不大了。

那既然把之前的设想给否了，就要重新再想，要跟战友们讲什么。换位思考了下，战友们会想听什么呢？结合这几天，大家进来之后在群里的提问，大部分是跟写作相关的问题，比如在哪里写？从来没写过,不会写怎么办？怎么交作业？怎么点评……

所以，我想我可以去跟大家讲写作相关的问题，而且最好是针对他们的问题去跟他们讲，这些可能是他们最愿意听的。再结合我自己对185班的带班计划，希望帮助大家建立个人品牌意识，寻找到自己的个人定位，然后通过写作聚焦在一个点上，每个人最后都能打造出个人品牌。

要兼顾这两点，我需要尽快了解他们的情况，了解他们目前写作的水平，在写作上有什么困难，了解他们是做什么的，了解他们想通过写作实现什么……这些，每个人加入007的时候，都有做自我介绍，会有提及。

这些自我介绍，在大家陆续进群的时候，我其实都有看过，而且还不止一遍。但70多个人的信息，看完就忘记，根本记不住什么。比如加入007的理由，每个人写的不一样，但是又有些比较相似，可以归为同一类。可是可以分几类呢？如果我只是在石墨文档上来回地滚动鼠标，通过大脑硬去记忆得到答案的话，基本上是不可能，除非我一个一个去记录，然后归类、统计。这个效率就太低了，不仅耗时，而且眼睛可能还会看瞎，大脑还可能会缺氧，这事没法干了！

当然，这事有办法可以做，而且是快速高效的办法，关键是一点也不难。你想呀，既然要对数据进行统计，那最好的工具自然是Excel。可是这些信息现在都在石墨文档（类似于word文档），而且都是文字，要怎么统计呢？如果你有这个困惑，这里先来跟你解释一点：数据分析针对的数据，并不一定只有数字，文字甚至其他信息也可以。

回到这里，我想要做的是，了解大家现在写作是什么样的，比如有没有写作平台、有没有写过？我想要了解大家是否已经有个人品牌、是否有个人品牌意识、想通过写作实现什么？

那根据现状，根据我的需求，从现状到需求，怎么实现呢？下面详细来说说。如图是信息在石墨文档中的样子。

第1步，我把石墨文档的信息一键全部复制（ctrl+A）粘贴到Excel，结果如图。

第2步，从第5行开始，将所有人的自我介绍复制、粘贴到一张新的sheet中，并将模板中重复的内容去除，目的是只保留大家填的自我介绍信息。具体做法是通过查找（ctrl+H）将“*】”替换为空，得到结果如图。

第3步，将上一步的自我介绍，复制再转置粘贴到一个新的行，如图

第4步，再建立一个新的sheet，在里面按自我介绍的模板建立好标题。

第5步，在这个标题下，将第3步中的信息通过公式引用过来：=INDEX(规范数据源0!$1:$1,ROW(A1)*10-10+COLUMN())（注：规范数据源，是我第3步中所放数据的sheet名称。），结果如图。

第6步，现在，我们已经把石墨文档中的文字信息，转换到了Excel中。但是这些信息有些填的不规范，比如城市，有人填省份，有人填城市，有人省份城市一起填。有些信息不直接，比如我想要知道大家是否有个人品牌或者意识，没有现成的信息，只能根据其它内容的描述来做出判断。所以为了更符合我的统计分析需求，我得给它加字段（说明：这里的字段结果是我根据现有信息做出的主观判断，未必准确，如果想要更精准，还需要跟战友们一一去沟通了解确认），如图。

第7步，至此，我们终于得到了一个既规范又完整的数据源，我们可以在这个数据源上，根据数据透视表做各种统计，比如我根据需求，统计了大家写作的情况，个人品牌的情况，如图是我这次做的两个统计。

好，到这里，我已经得到了我想要做的统计需求，接下来可以进一步去往下分析。当然，你还可以做一些其他的，比如可以统计战友们的城市分布、职业分布等等，这样可以增加大家链接、交流的机会。

另外，在这个过程中，我还去做了一点别的尝试，就是通过字段统计，来看战友们加入007最大的需求，这里跟大家推荐一个我用到的在线工具：图悦：http://www.picdata.cn/，可以用来统计词频。

具体做法就是，我将所有战友自我介绍中会涉及到此信息的内容，如【加入007理由】、【未来一年期望】、【未来七年期望】的全部内容全部复制到Word，然后再将信息从Word中复制到“图悦”这个网站中，就可以快速得出结果。这个结果，还可以通过Excel导出来。

可以看到，“写作”出现的频率是最高的。当然，这个结果不一定非常准确，跟文本信息的规范性有关，但可以作为一个参考。

最后，总结3点：

第一，数据分析中的数据，是一切信息的统称，远不仅仅限于数字，文字、图片等都可以。

第二，数据处理中，需要注意对数据格式的规范处理。比如这里，由于大家填在石墨文档中的信息，并没有参考统一的模板，有些多了一项，有些少了一项，这样就会造成我后面做数据统计时出错，所以我会先去检查，确保数据格式的规范性，这样后面的数据统计分析才顺畅。

第三，知道了怎么做是第一步，进一步还可以思考，如何加快做的这个过程，这才是我们的目标。所以做完后，可以去根据这个过程去搭建框架，设计模板，真正做到高效工作。比如这里，我这个处理过程，现在1分钟就可以搞定啦。

今天的分享就到这里，非常感谢你的耐心阅读，希望今天的分享对你有所启发。