企业为什么要使用文件同步网盘?

企业为什么要使用文件同步网盘?文件同步的含义就是让两个或多个文件夹里的文件保持一致,或者按需要部分保持一致。需要同步的文件夹可以是同一台计算机上,也可以是在不同计算机上,甚至是异地的。如果要同步的文件夹在同一台计算机上,则属于单机文件同步,如果要同步的文件夹在不同的计算机上,就是远程文件同步了。同步处理时,扫描分析双方文件夹中的文件,然后进行对比找出有修改或增加或缺少的文件,按需要进行文件传送或删除多余文件,最终使文件夹内容保持一致,或者按需要部分保持一致。

1.文件分散,丧失价值

现代企业中,几乎每个员工都配备电脑进行自动化办公, 部分员工还经常使用自己的家庭电脑、平板或手机参与办公。企业文件分散在不同员工的不同设备上。此外,每个员工的文件组织和命名习惯各不相同,哪些文件有价值,哪些没价值,其他人很难知晓。这进一步加重了文 件的分散性。 企业文件越是分散,可管理性就越差。如果管理者无法收 集文件、无法统一规范,就难以组织和重用。 在文件严重分散的企业中,员工离职、工作交接时,文件 流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接,造成大量的知识文件不为人知,丧失价值。

2.存储方法不科学,文件易丢失

这是一个很多管理者没有意识到的巨大潜在问题。在接受 调查的企业中,六成以上管理者表示,自己的企业曾经发生过 至少一次严重的文件丢失事件,给企业带来了不小的麻烦。总结而言,文件丢失的原因有以下几种: 存储设备(员工的电脑、U 盘、光盘被盗窃 、人为误删除,或误修改软硬件故障中病毒,电脑被洗劫一空 。显然,以上问题都是由于文件没有得到妥善的存储而引发 的。然而一个有趣的现象是:几乎所有未经历文件丢失的管理 者都缺乏对文件丢失的警惕,这更加重了问题的严重性。

3.缺乏有效的文件查询方法

企业文件的最大价值在于重复利用。任 何一个被解决的问题、积累的知识、完成的项目、客户的资料,都是可以为其他人所用 的宝贵企业财富。 但是,企业文件固然以各种形式存 在,但大部分企业却缺乏有效的访问方法,文件难以被重用。这种问题主要表现在两方面:文件难以查询:当有人需要获取知识信 息或其他文件的时候,缺乏有效的查询手段。 他们不知道企业是否有自己需要的文件,或者因为时间久远,找不到存放的位置。 无法随时随地访问:出差或拜访客户时,经常需要远程访问企业文件,包括项目资料、投标书、产品文档甚至和工作伙伴交换文件。如果企业没有为文件的远程访问提供支持,就会给工作带来极大的不便。

4.文件难以流通、共享

同部门、项目组的人员之间,通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段,那么文件发送、更新将变得非常浪费时间,造成工作效率降低。同样的问题也容易出现在销售和客户之间。销售如果不能及时和客户更新文件,容易导致理解不一致,延长销售周期。

5.机密文件泄露,企业蒙受损失

在企业中,除了某些公共资料外,任何文件都有自己的权限。对文件进行分类并严格控制权限有利于防止文件泄露,这 一点在金融、法律或拥有核心技术的企业中显得尤为重要。虽然在接受调查的企业中,大多数管理者都认为自己企业 的文件需要加入严格的保密措施,但实际上并没有多少企业将其付诸行动。

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