企业为什么要使用文件同步网盘？

企业为什么要使用文件同步网盘？文件同步的含义就是让两个或多个文件夹里的文件保持一致，或者按需要部分保持一致。需要同步的文件夹可以是同一台计算机上，也可以是在不同计算机上，甚至是异地的。如果要同步的文件夹在同一台计算机上，则属于单机文件同步，如果要同步的文件夹在不同的计算机上，就是远程文件同步了。同步处理时，扫描分析双方文件夹中的文件，然后进行对比找出有修改或增加或缺少的文件，按需要进行文件传送或删除多余文件，最终使文件夹内容保持一致，或者按需要部分保持一致。

1.文件分散，丧失价值

现代企业中，几乎每个员工都配备电脑进行自动化办公， 部分员工还经常使用自己的家庭电脑、平板或手机参与办公。企业文件分散在不同员工的不同设备上。此外，每个员工的文件组织和命名习惯各不相同，哪些文件有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这进一步加重了文 件的分散性。 企业文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者无法收 集文件、无法统一规范，就难以组织和重用。 在文件严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文件 流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接，造成大量的知识文件不为人知，丧失价值。

2.存储方法不科学，文件易丢失

这是一个很多管理者没有意识到的巨大潜在问题。在接受 调查的企业中，六成以上管理者表示，自己的企业曾经发生过 至少一次严重的文件丢失事件，给企业带来了不小的麻烦。总结而言，文件丢失的原因有以下几种： 存储设备（员工的电脑、U 盘、光盘被盗窃 、人为误删除，或误修改软硬件故障中病毒，电脑被洗劫一空 。显然，以上问题都是由于文件没有得到妥善的存储而引发 的。然而一个有趣的现象是：几乎所有未经历文件丢失的管理 者都缺乏对文件丢失的警惕，这更加重了问题的严重性。

3.缺乏有效的文件查询方法

企业文件的最大价值在于重复利用。任 何一个被解决的问题、积累的知识、完成的项目、客户的资料，都是可以为其他人所用 的宝贵企业财富。 但是，企业文件固然以各种形式存 在，但大部分企业却缺乏有效的访问方法，文件难以被重用。这种问题主要表现在两方面：文件难以查询：当有人需要获取知识信 息或其他文件的时候，缺乏有效的查询手段。 他们不知道企业是否有自己需要的文件，或者因为时间久远，找不到存放的位置。 无法随时随地访问：出差或拜访客户时，经常需要远程访问企业文件，包括项目资料、投标书、产品文档甚至和工作伙伴交换文件。如果企业没有为文件的远程访问提供支持，就会给工作带来极大的不便。

4.文件难以流通、共享

同部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段，那么文件发送、更新将变得非常浪费时间，造成工作效率降低。同样的问题也容易出现在销售和客户之间。销售如果不能及时和客户更新文件，容易导致理解不一致，延长销售周期。

5.机密文件泄露，企业蒙受损失

在企业中，除了某些公共资料外，任何文件都有自己的权限。对文件进行分类并严格控制权限有利于防止文件泄露，这 一点在金融、法律或拥有核心技术的企业中显得尤为重要。虽然在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业 的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。