律师为什么用企业网盘办公?

律师为什么用企业网盘办公?说到网盘,早期市场上有很多选择,360、腾讯、新浪,都有自己的网盘服务,后来因为成本及技术因素,大量关停。最后剩下为数不多的网盘中,百度云可能是目前大家最为熟知、常用的。

百度云的优势在于:1、存储空间,免费用户完成几项任务后,可以获得高达2T的存储空间,足够满足日常使用需求;2、丰富的资料共享生态,网络上很多大体积文件、资料,大家都喜欢通过百度云共享。

所以百度云产品定位在生活、娱乐,如果用于工作场景,则更推荐另一款网盘工具“坚果云”

 

相较于百度云,坚果云有着更强的文件版本控制、团队协同操作、高度安全保密等功能特性,很适合有大量文书资料存储、交还需求的律师行业使用。下面结合我的实践经验,来和大家分享”律师如何用坚果云高效办公”。

1、团队协作

前段时间团队做一个房地产企业的破产案子,涉及的资料非常多,工作量巨大,前后有超过30名律师共同参与,我们之间的文件交换成了大问题。

一开始通过微信群传输,但大家在里面讨论发言很容易将资料文件淹没,并且聊天文件没有结构分类,查找非常不方便。

我是坚果云会员,于是负责文件归档工作,专门建立了一个同步文件夹来放置项目文件,再根据各个同事参与的环节,将相应文件夹共享给他们。

 

上图是在电脑上安装坚果云客户端后的文件同步效果,文件、文件夹名称后有绿色打勾的,即为已同步完成。

坚果云同步文件夹的创建者(管理员)可以为每个文件夹设置不同查看/下载权限,其他同事安装客户端后,我给了下载权限的文件夹,会自动同步到他们电脑上。

有些同事负责债权申报,每天需要对受理材料进行扫描,我给他们的文件夹上传权限,不同小组的申报资料就可以汇总到一个文件夹,其他同事给查看权限,避免申报资料被修改/移动。

而之前有下载权限的同事,客户端会自动同步最新上传的资料,免去了互相询问、传输最新资料的麻烦。

当然,这个项目协作中,为了提升大家工作效率,除了使用坚果云功能外,根据破产项目的流程和分工,构建合理的目录结构也很关键。

 

我做了一个思维导图来展示目录结构,感兴趣的朋友加我微信(shuaidei)索取电子版。

2、虚拟U盘

在我的坚果云里,有一个名为U盘的文件夹,其中会放我经常使用的文件,比如票据资料、委托手续、律师/律所证照等。

 

这就有了一个云端虚拟U盘,在办公室之外需要这些资料,哪怕我没有带自己电脑或U盘,也可以在任何一台有网络的电脑上打开和使用这些文件。

经过我编辑和修改后的文件,再随手拖动上传坚果云,我打开自己电脑后,又回自动同步到本地。

比起实体U盘,不但随处可用,还节省了插拔-识别-剪切/复制这些步骤,更关键的是,永远不会感染病毒。

大家可能觉得,如果经常在别的电脑上使用坚果云,每次都要输账号密码比较麻烦,其实不用。

比如我们所打印机使用一台公共电脑,我直接在这台电脑的浏览器上保存了账号密码,每次打开自动填写。

 

账户安全问题则完全不用担心,对于没安装客户端的设备,坚果云会要求进行验证,验证码自动发送(秒发)到微信,安全登录。

3、优雅分享

相较于大部分网盘下载文件,都需要先注册账户,坚果云可以设置更优雅的资料分享方式。

 

所以我在个人分享文件时,都会加上一句:

作者是坚果云网盘付费会员,您无须注册即可下载

 

通过这个坚果云链接访问我分享的资源,不仅免去注册、登陆麻烦,还可以直接在微信里查看文件内容。

虽然本文开始重点介绍了坚果云在破产项目中律师协作的运用,但我最初购买坚果云会员,其实就为了提升公号读者的用户体验

直指文件分享、查阅、下载功能,交互界面没有任何多余信息,比如乱七八糟的广告、活动引导等等,足够优雅,是我选择和推荐坚果云的最终原因。

4、免费功能

坚果云的基础功能可以免费使用,如非重度用户,或工作需要大量文件存储,其实足够满足日常使用。

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