如何在不同电脑同步文件夹?

如何在不同电脑同步文件夹?教师在线办公期间,有教研组、备课组资源共享与协同办公的需求。在此推荐一款应用——坚果云,可以实现市面上绝大部分设备间的文件共享和同步,极高地提高在文件管理方面的效率。

↓教师办公痛点↓

1.远程传输课件困难

2.资料急用电脑却不在身边

3.资料版本统一困难

4.多平台资料移动困难

5.学生提交文件格式难以统一

6.重要数据丢失

一、坚果云入门介绍

在官网上,坚果云对自己的介绍是一个“任意平台实现同步、共享、备份,更专业安全的文件管家。”之所以说是“任意平台”,是因为你很难定义他是一个网站、手机软件或是电脑客户端,不论你用的是Windows、macOS、Linux系统的电脑,不论你用的是iphone、Android系统手机、ipad,都有对应的软件可以支持一个账号同步一切。甚至在临时使用的电脑上,你也可以点打开网页版坚果云,无需安装,直接进行下载和上传。

注册坚果云账号后,就已经拥有了一个叫做“我的坚果云”的文件夹,这就是你的私人文件夹,别人无法看见,但是,需要将其中某个文件或文件夹发送给别人时,右键分享生成链接,将链接发送给别人,小伙伴就可以打开和下载啦。

 

二、坚果云基础使用

坚果云的使用方法非常简单,用两个字来概括,是“无痕”。无痕到什么程度呢?例如,注册完毕后,下载电脑的客户端,安装完毕会提示在电脑中设置“我的坚果云”文件夹的位置,一般设置在一个空间比较大的盘内即可。之后,请将自己一切需要用到的文件都放心大胆地分类放进这个这个文件夹就行了,就像平时使用电脑的文件夹一样使用这个文件夹就行!

不需要点击任何的同步按钮,只要网络正常,后台就无声无息地将你的文件存在了你的坚果云账号内。这个过程是悄无声息地完成的,如果有多台设备,这个过程就更加令人愉悦。我在工作时使用的是学校发的Windows系统电脑PC,在家备课时使用的是苹果的笔记本MacBook。备课时,我在MacBook修改、保存、关闭PPT,不需要其他任何的操作,第二天在学校打开PC,就可以直接使用修改好的PPT了。

坚果云更有趣的功能其实是共享文件夹,一个人新建的共享文件夹,最多可以和5个账号同步(当然如果有经费可以升级到团队版的话就可以超过这个数字啦)。这5个人的电脑均安装坚果云,设置这个共享文件夹的位置后,就可以同步使用同一个文件夹啦!这一点在备课组和人数不多的教研组应用起来非常使人愉悦,具体的应用场景,我会在下一章说明。

三、痛点解决

场景1:远程传输课件

我创建了一个共享文件夹,共享给了所在的物理组的大部分同事。平时一个组内的资源共享就依托坚果云毫无障碍地搭建起来了。

以往需要将一个课件发给其他老师时,需要首先找到一个U盘,然后将自己的文件拷入,将U盘转交给需要的老师,最后还得麻烦这位老师从大量文件中找到这个文件,复制存入自己需要放的文件夹,最后把U盘还回来。

使用坚果云,我们办公室的场景往往是这样的:

“小左,你质量分析存档一下噢!”

“好嘞!稍等!”

我进入“娄山物理组”文件夹内,找到“质量分析、试卷分析”文件夹,将最新质量分析的文档存入。

“咕噜噜~”(组长的电脑传出坚果云的气泡提示声)

“小左,我收到啦!”

这时组长的同个文件夹内的同个位置已经有了新文件,甚至省去了寻找文件夹保存的这个步骤,组长直接就可以打开阅读。

场景2:资料急用淡定应对

平时大家也一定会遇到这样的问题,周末在外,同事急需自己手中的一个资料,不得不赶回家,用邮件或者微信将电脑上的文件发送给同事。

然而有了坚果云以后,手机上的坚果云APP就像是一个随时提取电脑文件(还是最新版本)的云盘,不但可以下载,也可以很方便地发给别人。我的故事是这样的:

周末的早上,我被手机震醒了。“左老师,麻烦想和你要一下xxx资料,急用啊!” 我淡定地戳开手机上的坚果云APP,找到对应文件,选择“更多”,点击“分享”,选择“微信”。“资料都在这啦,快拿去用叭~” 我翻了个身,又睡了过去……

每次发生这样的事情,我都忍不住感叹,坚果云真香。。。而且一旦谁尝试使用坚果云,并有了一次这样的经历,就再也回不去了哦~(分享文件时,分享对象的范围也可以设置,默认的分享范围是注册用户,有时我也会懒得去设置成“所有人”,而是保留默认的分享范围,满足自己一点点儿让更多人用上坚果云的私心。)

场景3:资料版本统一

据我所知,很多小伙伴也尝试过在备课组内使用网盘的方式留存文件,但是这个登录上传再下载的过程…还不如U盘,而且容易出现版本过多弄混的问题,往往是人手一版文件,网盘、U盘各一版文件,谁也弄不清,最终版是哪个。

我们组解决的方式是,建立合理的文件夹,清晰命名(大家都能准确找到文件在哪里那种)。例如,每年的初三一模二模,各个区都有各自的模拟卷,有时还能找到各区初二四次期中期末考试和初三第一学期期中考试的试卷,每年中考后还会有中考试卷的电子版。因此我们在共享文件夹“娄山物理组”内新建了“全市统考卷”,参与同步的任何一个人收集到了最新的试卷电子稿,只需要在自己的电脑上找到对应文件夹上传即可。如果文件内发现需要修改的地方,也只需要一个人进去修改一下就行。

场景4:多平台资料移动

大家应该都有这个体会,手机里的一个文件,要从手机移动到电脑,不得不在电脑上登录微信客户端,然后找到对应文件下载(甚至需要再发送一遍给“文件传输助手”,才能下载下来),最后再复制粘贴至需要保存的文件夹内。在这样一来一去的过程中,电脑、手机都重复多次保存了几遍文件,占用了不少内存,还不清楚去如何清理。

虽然我也有苹果全家桶,隔空投送真香,但是鉴于电脑收到的文件还是需要妥善存储到合理方便的位置,所以,手机上的文件我还是乐意直接在手机上存到坚果云。我是这样操作的:

微信上收到一个word文件,点开查看,嗯,需要保存。

右上角“···”内选择“用其他应用打开”,点击“坚果云”,修改文件名或需要保存的位置,点击“保存”。

美滋滋,文件已经自动出现在电脑上需要保存的位置了,甚至我也可以暂时不用打开电脑,下次开机时会自动更新~

场景5:收集学生提交文件

最近疫情导致教师们探索了不少的作业批改工具,许多文科老师都有收集学生写作电子稿的需求,但是无奈学生总是不配合按要求格式提交邮件,有的提交到错误的平台,有的则提交了快捷方式、截图,还有的乱命名,让老师们很头疼。

我在探索的过程中尝试了坚果云的新功能——坚果云收件箱[2]。

搜索微信小程序“坚果云收件箱”

写好作业收集的要求,点击下一步

设置文件回收的命名方式、截止时间,点击下一步

设置要保存在坚果云的哪个位置,点击下一步

可以分享提交作业的链接啦!

坚果云收件箱可以分享至微信或者分享提交的链接,即使是没有注册过的学生也可以提交,而且提交的文件会自动重命名统一,教师只需要打开自己的坚果云就能看到已经收集好的齐刷刷的文件啦,最重要的就是不需要老师24小时无休地去点击下载和保存文件啦!

场景6:避免重要数据丢失

可能很多人都有过U盘丢失或者硬盘损坏的经历,但是自从开始使用坚果云,就相当于有了本地和云盘两份备份,如果像我一样有两台电脑的,那就是备份了3份。我将所有工作和生活的文件都存在坚果云上,及时电脑突然坏掉,我随时都可以借来一台电脑,直接通过云端下载并用上我所有的文件。

不用担心文件的安全问题,坚果云的安全性是企业级的,在网页上要登录账号的话,会发送一个验证码到手机微信上,填写这个这个验证码才能登录。

有趣的是,坚果云能保存一定量的文件历史版本。遇到修改了文件,但是觉得还是上一版本好,却没有保存原始版本的伙伴而言,多了一个补救的方法~不过这个方法的前提是,保存并关闭了文件,坚果云解除锁定后同步了,才会作为一个文件新版本。

坚果云出色的移动性在临时需要打印文件时也得到了很好的应用。以往应急需要打印文件时,必须特意将文件通过邮箱或微信发给自己,或是冒着被传病毒的风险带着U盘去打印店拷贝文件,但是使用坚果云的话,只需要这样做:

由于坚果云在电脑上实时同步了最新版本,因此,只需要带上付钱的手机就行了

来到打印店,搜索坚果云官网

通过邮箱密码和微信验证码登录

搜索需要打印的文件

下载并打印即可

坚果云的网页关闭后若要再登录,即使有浏览器保存的密码,也需要配合微信验证码才能再次登录,因此,在打印店使用时的安全性比只需要账号密码的邮箱要高出不少。

四、补充使用技巧

小范围使用(避开团队版)的骚操作

虽然坚果云账号在设置共享文件夹时,有5个人的共享限制(最多只能邀请5个人同步文件夹),但是被邀请的数量没有限制。在创建课题组时,为了与物理组的内容做区分,我请其他老师创建了一个新的共享文件夹分享给我,就规避了人数限制的问题。

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