企业文档管理就选企业网盘

企业的核心竞争力是核心技术研发材料、客户资源信息、设计方案、科研成果等无形知识资产。是企业的“核心力量”。

企业人员流动是必然的,但核心信息掌握在企业自身手中,企业有自己的定海针。

很多企业极其愿意在生产设备和人员招聘上投入大量的精力和财力,但是获得的效益却远远达不到预期的效益。知识文档是企业的价值,是企业发展的根本保证,因此企业管理应从知识文档管理入手。

  • 企业知识沉淀,避免文档散落在个人电脑上,大量隐藏的文档对企业管理者来说并不清晰;
  • 公司文档零散,信息孤岛状态,不整理,版本混乱,无法发挥协同作用,失去二次重用价值;
  • 企业文档共享可以提高内部协作效率,提高人员业务能力,但共享带来核心数据泄露和扩散的风险;
  • 与外部合作单位和客户开展业务合作时,需要发送文件、图纸、计划、文案等。但是一旦这些材料被发送出去,它们就像断了的风筝。耗费大量财力和资源的企业的劳动成果往往成为他人的免费资源;

这些问题在企业网盘档管理系统的安全性和加密后,将以上问题进行整合,解决文档共享和协作的后顾之忧。

协同办公

第一,企业中的知识内容复杂,系统多,这些知识存在于不同的地方。如何通过一个统一的系统对这些知识进行分类成为一个问题。

企业中的每个员工、部门、业务单元都积累了大量的文档。面对这么多分散在不同地方的文档,如何通过一个完整的框架来“框住”这些文档?当然,文档分类需要划分到各个层次的目录中,最好按照组织关系来划分,这样才能实现管理的简单性。

文档管理软件根据类型(销售合同、财务报表、会议纪要和技术数据)、部门(市场部、技术部、行政部、人事部和财务部)和小组(总经理、部门经理、秘书和R&D人员)对企业文档进行灵活分类。在文档管理系统平台上,员工可以直接在软件界面导入文档,所有员工的文档统一存储在文档管理服务器中。

第二,当所有的知识都已经放到系统上统一管理后,如何保证这些知识的安全性,也就是如何保证企业的核心知识和文化能够在企业内充分共享而不流失。

在使用文档的过程中,由于员工的误操作或恶意篡改,现有的文档往往会丢失或无法使用。每个文档在不同时期的版本历史往往保存在电脑上,时间长了不可能知道哪个文档的准确率高。员工通过直接发送文档和通过互联网电子邮件或QQ,共享服务器来共享文档,这对文档的安全性构成了严重威胁。各部门员工电脑上的文件是企业的宝贵资产。有些员工离职时拿走公司机密文件,格式化电脑,无疑会造成巨大损失。文档管理软件有设置权限的系统,文档创建者或管理者有权决定与哪些不同的用户共享不同的文档。不同的用户可以有不同的权限:用户是否有编辑和修改的权限,用户是否有打印副本的权限,用户是否有只读查看的权限,用户是否有保存文档的权限。通过设置文档权限,完全保证了文档的安全性。

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