企业远程办公用什么软件比较好?

让团队远程高效完成工作是个难题,坚果云也曾经历过,从10年前刚创业时的3个人到今天团队100多人,从位于上海的办公室跨越到武汉办公室,不论是人员的增多还是地域的宽广,坚果云解决远程协作难题的经验可以帮到正在寻找好工具的你们。今天,我想和大家分享在远程办公过程中,如何用坚果云实现高效的工作。

1.如何让远程会议更高效?

集中办公的话,团队之间可以在会议室面对面进行讨论,然而远程办公就不得不使用 Zoom 等远程会议工具来实现。

在坚果云,我们以文档来驱动远程会议,使其更为高效和简短。当我们为讨论一件事而远程会议时,会议发起人会事先用坚果云思维导图或大纲笔记写一个思考或讨论框架,大家在这个基础上把自己的想法写下来进行讨论。

开会过程中,如果有属于你的部分需要进行展示,也不需要再做PPT了!坚果云大纲笔记支持生成演示文稿,省去你找模板的时间,把工作过程变得更高效。

会议总结怎么写?我们通常使用坚果云在线office实现多人同时编辑,这样会议内容和每个人的思考过程都可以追溯,更重要的是,当我们把所想用文字写下时,我们的思考能够更加深入。

2.保持信息(文件)的一致性

很多工作需要不同部门的同事配合协作完成,需要发挥每个人的优势,这时最忌讳的就是同事之间信息不对称。

每次修改了信息或更新了资料,都要发给同事最新版的文件,这样反复实在太麻烦。有时候可能还会忘记更新,很耽误工作。对于远程办公来说,信息不一致更是一个致命伤,会带来很多无用功。但是……

坚果云支持自动同步!自动同步!自动同步!重要的事要说三遍…因为这个功能真的让很多用户觉得好用到哭。只要在设备(电脑、手机、iPad)中安装坚果云,选择好自动同步的文件夹后,无需保存、上传、下载这些额外操作,就可实现文件自动同步。(意味着就算在家办公,也不需要把公司里沉重的电脑搬回家了)。

坚果云让分布于各地同事间的工作文件实时保持同步和一致。文件被一个人编辑后,会自动同步到其他同事的电脑。所有人看到的总是文件的最新版,不用再担心忘记上传或发送最新版导致的理解差异了。团队Leader 也可以随时看到团队内每个人日常工作的点滴,不需要再频繁的开会沟通,省了很多时间。

同时,坚果云还有历史版本功能,自动备份文件每一次的修改版本。即使你家猫咪跳到键盘上(我的真实经历…),误删除或者修改了你的文件,也可以轻松恢复文件的历史版本,再也不用担心文件丢失了,也不用为了保留不同修改版本,手动在文件名后加各种后缀了。(这是好多设计小姐姐们经常夸的…)

3.集中管理散落在各处的文件

团队在远程办公后,信息的碎片化会比较明显,各种信息和文件可能散落在IM、邮件和各种软件里。

坚果云是国内极少数支持 WebDAV 的网盘,通过 WebDAV 我们与许多优质的软件建立了紧密联系,打造了一个非常开放的生态环境,各种场景和办公工具下产生的信息和文件都可以通过坚果云被自动统一集中管理。

例如:KeePass(密码管理)、Documents(文档管理)、Solid Explorer(文件管理)、PDF Expert(PDF编辑)、Keynote(幻灯片)和Notability(笔记) 等几十款国内外优质软件,涉及笔记、密码、文件管理、文献管理等。

把碎片化的文件统一管理后,通过坚果云的检索功能,可以让团队内任何一个人在任意时间找到自己想要的东西。这对于知识沉淀来说很重要,因为当你远程办公时,有问题没法逮着谁就问,自己检索会减少同事很多不必要的麻烦。

4.保证公司文件的安全

远程办公时其实最担心的还是公司文件的安全,因为许多工作文件中涉及到公司的机密信息。无论是同事不小心丢了电脑或手机,或是有意无意的删除或泄露重要文件,对公司来说损失都是巨大的。

通过坚果云,我们可以灵活设定每个同事对同步文件夹的访问权限,有上传下载、只可下载、只可上传、只可预览、管理员和拥有者六种权限,没有权限就无法访问任何文件。每个同事只可访问和他职能相关的文件,这样即使有人故意泄露数据,也无法获得团队所有资料。

坚果云所有客户端都有密码锁功能,能够保证无论手机还是电脑借出或丢失的时候,其他人无法启动坚果云访问工作文件。

坚果云还可以通过远程擦除数据(包括“擦除”本地文件),对特定人员设置可以访问文件的IP地址来防止出现文件泄露的风险(比如防止有人恶意删除或泄露重要文件)。

坚果云的文件时光机的功能可以用来恢复误删的文件,像之前的 WannaCry 病毒,有用户不幸中招了…电脑里的资料一夜消失,用坚果云时光机功一键就恢复啦。

5.远程办公,如何快速收集信息?

如果出现定时收集数据,汇报等文件的情况,征集的途径往往是邮件、手机或QQ,需要收集者手动将文件逐一下载进行统计,费时又费力。

而我们用坚果云收件箱,一个小小的链接,同时包含了收件主题、收件人、文件要求以及截止时间这些重要信息,一键发布,收到的文件不需要手动再去下载,自动重命名后保存到指定文件夹中,方便整理和查询。

同时因为上传用户之间互相不可见,只有收件人才能看到,从源头上也保证了每个人信息的安全。

我们并不知道远程办公是否会成为大势所趋,但趁早找到能够提高办公效率的好工具,就能做到有备无患,而坚果云正是一个的选择。

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