神器!大幅提升效率,那些985 高校师生都在用什么软件?(文末福利)

神器!大幅提升效率,那些985 高校师生都在用什么软件?(文末福利)

收文件、收作业、收材料是高校教学中的普遍工作,但因为涉及人数多且频繁,要消耗咱们老师很多时间和精力。

一次简单的线上作业要接收100多份邮件,逐个查看、下载

一次简单的健康数据收集,需要接收来自400多名学生的表格,整理汇总不同格式的表格

一次简单的教务文件收集,需要在QQ、微信、钉钉等多个平台之间反复切换

为什么简单的事情变得如此复杂?

如何投入最少的时间,用最简单的方法收集文件?

分享一个身边很多老师、学生在用的收集神器——坚果云收件箱,由工具自动操作代替简单重复动作,大幅提升工作效率。

01

1分钟创建收集,全程自动收作业

只需3步,1分钟内就可以完成文件收集的创建。

(1)发起收集

操作方法:点击任意一个入口,进入坚果云收件箱,点击“创建新的收集”。

坚果云收件箱有两种模式:收集文件和收集数据

如果是论文、图片、视频等形式的作业,建议使用“收集文件”模式,收集数据的模式适合收集一些数字、数据、信息等。

(2)设置收集要求:

在这里,可以填写设置收集要求:

收集标题:本次文件收集的主题;

发起人:本次文件收集的发起人;

收集详情:本次收集的内容、文件要求等,可插入图片

文件回收命名方式:文件的自动命名规则;

截止时间:本次收集的最晚截止时间;

匿名提交:文件提交者是否需要注册登录

(3)选择文件存储位置:

要求设置完成后,直接把链接或者二维码分享给学生,扫码或点击链接即可上传。

如果身边没有电脑,也可以在“坚果云收件箱”的微信小程序上创建,步骤一样。

02

动态实时更新,全程把握进度

已经有多少人交了,谁还没交?

这是收集文件时最牵挂的一件事。

坚果云收件箱很好地解决了这个问题,你可以修改进行中的收集、能收到邮件提醒、系统帮你自动生成收集列表。

进入编辑/修改页面以后,我们就可以查看修改以下内容:

① 查看进度,快速浏览已提交文件

② 导出列表(包括姓名、上传时间、文件名等)

③ 修改收集标题、发起人和具体要求

④ 修改收集截止时间

⑤ 修改是否允许匿名提交

⑥ 文件操作:预览、下载、删除、分享、编辑

到了截止时间,会邮件提醒你:

收集完成后,自动生成统计表:

03

3个实际使用案例

(1)文件命名混乱:

带 20 多个毕业生的论文,一稿、二稿、三稿……终稿,到答辩结束,我要收到 100 多份不同版本的文件。

强调交稿的时候按照专业+姓名+学号的格式命名文件,可还是收到新建文件夹.zip , 1(1)(2).docx 之类的文件,不知道是谁的,不知道是哪个版本的。

必须得逐个打开文件,才能知道。

解决方法:

在创建收集时,设置好文件命名回收方式,6 种命名项能满足各种命名需要:

想要核对人数也很简单,收集过程中点击”导出列表“,姓名、班级等信息就一目了然,拿花名册对比就可知道谁还没交。

(2)数据收集繁杂:

学生开始返校,我需要收集学生的健康信息。作为5个专业的辅导员,收集400多名学生的健康信息。既要每个人单独存档,又要汇总数据交给学校。

过程中会有很多问题:

① 工作量大:需要手动下载接收400多次文件,归来整理

② 查找混乱:文件混杂在各种社交平台,消息杂乱

③ 空间有限:电脑存储空间有限,无法长期保留这些文件

④ 统计困难:涉及专业和人数多,需要逐个点击查看是否有问题

使用数据收集模式,我直接将学校发布的模板上传,生成收集链接,发布给学生填写:

这样做有 4个好处:

① 工作量小:只需要设置一次收集,学生自行填写提交,文件自动生成保存。

② 查找便捷:唯一提交入口,固定的保存位置,管理方便,随时调用,。

③ 保护隐私:提交者之间是互不可见,有效保护个人信息

④ 统计清晰:收集列表可以清楚看到提交人数、信息

团员信息采集表、就业信息统计表、出差财务报销表、学术活动报名表等等,这些情况都可以用数据收集模式。

(3)校园活动小助手:

大学经常有一些征文、设计校园明信片、摄影比赛,到了收集作品的时候,常常需要专人来负责这项工作,比较耗费人力。

坚果云收件箱可以直接自动收集:例如某高校化学学院学生举办的“『征集活动』‘众志成城战疫情’——‘想见你’三行情书大赛”中就使用坚果云收件箱收集作品。

这是个不错的思路,优化校园活动流程,较少人力成本和重复动作,经常接触团委活动的老师应该深有感受。

04

更多使用问题

Q1

非坚果云注册用户可以提交文件吗?

A:可以。发起人在创建时默认勾选”匿名提交“后,提交者无需注册登录

Q2

有人过了截止时间还没提交文件怎么办?临时改收集要求怎么办?

A:在已截止的收集里找到任务,点击「编辑」,重新设置截止时间和要求即可。

Q3

需要上传的文件很多怎么办?图片、视频、文档可以一起上传吗?

A:支持批量上传多种格式文件,除了「本地上传」外,还支持「从坚果云上传」、从「从微信文件上传」。

*微信小程序上传界面

Q4

不小心手滑删除了收集任务怎么办?

A:可以找回,在回收站点击【恢复删除记录】。

Q5

收集链接或二维码只能在微信打开?

A:不限平台,你也可以用QQ、钉钉、飞书、手机浏览器等应用工具打开。

Q6

「数据收集」可以直接上传本地模板吗?

A:可以,你可以直接导入本地模板,也可以在线创建模板!

除了坚果云收件箱,还有两个功能我也经常用:1.掌上文献阅读功能;2.免费论文查重小程序

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