企业网盘教你如何整理文件!

企业网盘教你如何整理文件!只整理电脑桌面

电脑桌面放着各种文件,已经成为多数人的习惯。

一打开电脑,就可以从电脑桌面上看见自己有哪些文件等着处理,当天处理的文件存放在桌面,第二天要用的时候,直接在桌面打开就可以编辑,非常高效。

在不改变使用习惯的情况下,电脑桌面已经成为多数人的关键中转站和文件缓存地。从不同地方到集中保存电脑桌面之后,也不再担心文件被遗忘了。

所有的文件,流经一个主要的通道:电脑桌面。

电脑桌面的文件一般存储在C盘,当电脑出现故障,C盘的资料很容易丢失。所以,我会建立一个基于坚果云企业网盘的「云端桌面」,把电脑桌面的文件同步到坚果云的「Desktop」文件夹,让电脑桌面的文件与Desktop的文件保持一致。

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在电脑桌面的每次修改,比如:删除、重命名、移动、修改、复制和粘贴等操作记录都会同步到云端,再也不用担心电脑桌面的文件突然丢失了,找不回来。

电脑桌面是文件的桥梁,使用起来不用改变习惯而且高效。

我把电脑和手机两个比较常用的场景梳理了一下,分别是:

微信的文件

不同的电脑桌面文件

微信已经成为办公的主要阵地,很多工作上的事情,都会在微信里面沟通,随着使用聊天的时间越来越长,文件也越来越多。聊天内容里面,包含大量的文档、表格、图片和视频等,管理起来,非常困难。文件非常零碎,也占手机空间,给微信瘦身,坚果云开始发挥它的作用。

在微信里面打开文件,用其他应用程序打开,选择坚果云,保存至Desktop文件夹。这样的话,文件就会在手机微信里面,通过坚果云,同步到电脑桌面。

微信的文件,开始慢慢迁移到云端,同步到电脑桌面之后,二次整理就很简单。过去,经常会遇到微信文件三天没打开就被清理了的情况,或者,微信文件被误删,现在同步到电脑桌面之后,实现了文件的汇集,统一对文件整理,不用担心重要的文件会丢失了,工作效率也提升起来。

还有,一个人用几台电脑,怎么同时处理不同电脑桌面的文件?

我有一部联想的台式电脑和一部联想的笔记本,因为大部分工程行业的专业软件,只有Windows版本。所以,工程专业方面的工作,我会在这两部搭载Windows系统里面处理。

另外,我还有一部苹果的MacBook Pro笔记本,用来处理日常的事情,因为一些软件只有macOS系统版本,没有Windows版本。还有一些软件,两种系统的版本都有。这就导致我在这三台电脑来回切换,用起来很不方便。后来,我就想到一个办法,把不同系统的电脑桌面给打通了。

我先把MacBook Pro的电脑桌面同步到坚果云,自动生成Desktop文件夹。接着,在台式电脑C盘里面,找到该电脑的桌面路径,把这个桌面文件夹跟Desktop文件夹合并,一起同步到坚果云。

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这样,就完成了不同电脑桌面之间的协作,不管是哪一台电脑在编辑桌面文件,其他两台电脑都会同步最新的内容。既解决了不同电脑之间不断来回切换的问题,又解决了两个不同系统软件兼容与否的问题。

只整理20%关键文件

其实,当你没有时间整理的时候,就将某个主题的重要文件先整理好,其他的文件放一边,等有时间的时候,再来处理。

最重要的事,只有一件。

不是每件事都很重要。关键的事情只有那20%,投入更多时间整理关键的20%文件,减少整理80%不重要的文件。

时间和精力总是有限的,当时间紧迫的时候,就把时间给20%的关键文件,这样的话,相当于解决了大多数的文件管理问题。

对于其他没有时间整理的,我会建立一个命名为「000 – Inbox – 收件箱」,把没时间整理,或者短时间内不整理的文件,全部临时存放到这个文件夹。

建立一个属于自己的「收件箱」,让它成为未来的知识库。

打开这个文件夹之后,会有各种格式的文件,比如:Word文档、XMind思维导图、keynote文稿、PSD文件和文件夹等等,各自不相干的内容,都被放在一起了。

这样处理有什么好处呢?一是,不会让重要的时间,浪费在这些不重要的文件整理上面;二是,这些文件可能当前不会用到,而将来某一个时间段会用到,既然是花了时间的成果文件,就不要浪费,存放在这里,以后要用的时候,还可以找回来。三是,因为这些文件是重要不紧急的,可以利用碎片化的时间来整理,不会耽误重要的时间。

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