如何用企业网盘管理文件?

如何用企业网盘管理文件?文件档案是企业非常重要的知识资产。日常工作中产生的档案有的是临时档案,有的是企业需要长期保存的重要档案。在大多数情况下,这些文件需要与其他团队成员共享,或者与其他成员协作完成。因此,企业需要一个文件管理工具来使这些文件的协作和存储更加方便。企业网盘【网盘】应用提供合理的存储空间,满足企业存储、版本管理和协作的需求。

1.文件存储器

企业网盘网盘提供了企业网盘和个人网盘两种存储形式。企业网盘主要存储公司或部门文件,需要与其他成员共享或合作,个人网盘存储个人文件。本文主要研究企业网盘的文件存储。企业网盘中文件的存储范围有两种:公有和私有,分别对应不同的权限。

1)打开网盘

顾名思义,公网盘对所有员工开放,每个人都可以看到网盘,可以用来存储公司制度、企业文化等相关信息;

2)专用网盘

与公网盘相对应的是私网盘,私网盘中的数据只有加入的成员才能看到。此外,可以设置每个成员的权限,可以为不同成员设置编辑、上传、下载、只读等权限,保证数据安全;

除了以上四种权限,您还可以在企业中自定义网盘权限:

移动办公

3)版本管理

企业长期存储的文件通常会定期或不定期更新。如果每次都删除以前的文件,就不方便查找以前的数据了。这时,文件版本管理是非常必要的。企业网盘的网盘提供版本管理功能。每次文件更新后,只需上传新版本,通过“查看版本历史”可以找到并下载以前的版本:

2.文档协作

除了存储,文件协作和共享也是团队在协作过程中的一大需求。企业网盘提供了不同的功能,以满足不同场景下的文件协作需求。

1)内部沟通和共享

添加相关成员注意事项:

如果相关会员需要关注文档,上传文档后,添加需要知道关注文档的会员,关注添加的会员会收到网盘助手的文件关注提醒:

添加成员关注后,其他成员可以通过网盘上的评论来交流对文档的任何评论或建议。当然,注释也可以是对文档的简单介绍:

提示:只能通知关注网盘文件评论的会员。

分享聊天:

除了添加文件关注者之外,您还可以将文件发送到聊天室,以便与他人或团队共享:

2)文档协作

很多情况下,一个文档需要多人完成或者多人一起修改。企业网盘提供在线文档编辑,可以添加多个参与者一起编辑文档,每次都可以查阅编辑后的版本:

3)外部共享

如果您需要与团队以外的人共享文件,可以通过生成公共链接与其他人共享:

对外分享有三种方式:链接、邮件、二维码。您可以设置密码,也可以不设置。如果您设置了共享密码,被共享者需要在查看和下载前输入正确的密码。

温馨提示:为了企业数据安全,建议对外共享时设置密码。

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