信息时代,我们该如何用企业网盘整理文件?

信息时代,我们该如何用企业网盘整理文件?如何更有效整理事务,是近些年经久不衰的热门话题,从断舍离、整理师,再到本文要讨论的电脑文件管理:为什么人们总是对整理如此执着?整理文件的意义是什么?我们又应该如何做好电脑文件管理?

一、 我们为什么需要整理文件

生活中,大家身上似乎都有一些强迫症的特征:差不多的筷子,吃饭时却偏要挑选完全相同的两支、即便谈不上实用,也会经常根据某些特征排列桌面的软件……

为什么我们总是规避混乱、无序,而倾向选择规整、有序?背后的原因远不是一句「强迫症」可以解释。人类对「整理」的潜意识偏好,是因为相较于混乱,规整的事物更容易被我们理解,也更容易让我们产生「掌控感」。而正是出于对不确定性的天然排斥,让我们总是乐此不疲于「整理」这件小事。

整理本身并非目的

不难看出,我们整理的根本目的,并不在于形式上的「整齐」,而是满足我们对事物「掌控」的需求。网络上不乏关于文件整理的文章,然而这些文章往往流于表面,很难解决实际问题,反而误入了「整理文件」的歧途,将「整理」本身视为了最终目的。

那么我们整理文件的目的是什么?很简单,尽可能规避混乱和选择,减少大脑的压力,进而提升效率。

二、我们应该何整理文件?

整理的目的在于减少大脑的压力,提升效率,那么具体应该如何去做?首先,如果你之前有整理文件的习惯,那么应该大幅简化,甚至放弃原有的文件整理习惯。假设你正好有文件整理的习惯,不妨回想一下你在文件整理这件事上浪费了多少时间:先是花不少时间学习 MECE 分析等高效能法则,之后将没完没了的文件存放在对应的位置。从办公文档、个人资料,到影音娱乐、家庭照片,种类繁杂,工程量也巨大。整理过程中经常还会遇到文件分级无法解决的问题,例如公司团建拍的照片到底应该放在娱乐还是工作文件夹?一部法国惊悚片应该归为欧洲电影还是惊悚电影?传统整理方法过程中的诸多难题不胜枚举。

复杂的文件层级更头疼的是,即便大家花大量时间整理文件,最终却很难提升多少效率。大家在日常生活里,需要用到某个文件或信息,最直观方便的方法是什么?是按文件的归档时间,存储设备,或是文件位置,「文档-个人-相片-旅游」这样层级寻找吗?当然不是,最简单有效的方法,早已经成为我们习以为常的生活方式——搜索。

一劳永逸的选择-搜索当你需要去年的 3 月份营销活动方案,直接搜索关键词「2019年3月」和「复盘」等关键词,就远远好过依靠文件分级一层层寻找。传统的文件整理方式,是数字化尚未普及时代的被迫选择。对于现代人来说,每天都需要接受和产生大量的信息,如果不借助现有的工具,例如带有检索功能的文件管理软件,或是百度、Google 这样的搜索引擎,就很难掌握行之有效的文件整理方式。

三、 如何更高效的搜索文件

想要做到仅靠搜索就能实现对所需信息的高效索取,第一步需要你养成对必要文件命名的习惯。具体的命名规范,你可以参考以下几种方法:

1.日期命名法这类文件一般和日期是有关联的,比如我们工作周报、日报和月报等,我们可以在文件末加上具体的日期。你可以采用 yyyy-MM-dd,也可以使用更简单的方法,直接输入拼音「RIQI(日期)」,就会出现对应的日期,目前包括 Win 10、Mac OS 原生和各大输入法均支持这种方式

2.版本号命名法这类文件可能需要不断的修正和改进,我们也可能需要保存中间的某一个版本文件,方便日后用到。例如「XX设计图1.0」「XX设计图2.0」等3.综合命名法

顾名思义,就是将以上两种方法结合起来,完成对文件的命名。比如「XX设计图(2020年4月13日)2.0」,不过适用于此种命名方法的场景一般很少,上面两种已经够用了除了养成规范命名的习惯外,一款优质的文件搜索工具更是可以让你事半功倍,移动端各大厂商均有自己的文件管理功能,在此不多加赘述,Windows 平台你可以试试备受好评的 Everything 或是进阶版的 Listary,Mac 平台自带的全局搜索功能「Spotlight(聚焦)」已经足够好用,按下 Command + 空格键 即可呼出。

Listary(左)和Everthing(右)©猫猫爱软件搜索并不意味着我们可以完全放弃文件整理,在实际场景中我们还需要一些必要的文件整理。例如一段时间内我们需要持续跟进某个工作任务,短期内产生的大量文件我们又没时间频繁的更新文件名。这种将对应文件放在对应位置的情况实际就属于传统的文件整理了。这种情况下,我们只需遵循必要的文件整理即可。例如创建三个文件夹,「Doing」、「复盘」、「归档」,分别用来存放当下持续跟进的文件,等待复盘的文件和归档保存的文件,这样只需在归档前完成文件标签命名即可。

四、 如何避免信息遗忘?

相信大家都有过相似的经历:一份 PPT 或策划活动写到一半,忽然想起以前写过类似的作品……

之所以这种情况会越来越多,是因为在信息泛滥的年代,每个人都会产生海量的信息,很容易让真正有价值的信息「淹没」。相较于传统的文件管理方式,「搜索」按理说应该可以轻易应对这种状况,实际情况却并非如此。具体而言,当我们想要搜索某个文件时,往往会面临以下两个问题:

1.自然遗忘:忘记文件的关键词;

2.信息干扰:关键词数量太多。例如作者玉树芝兰就在文章「如何交互可视化你的卡片式笔记网络(本段内容同样受此文启发)」中展示了自己的印象笔记中搜索到了上千条关键词——

关键词过多 ©玉树兰芝面对遗忘和关键词过多,有没有比搜索更高效的方法,找到我们所需的信息?当然,就是「按图索骥」。当我们想要依据索引或标签找到需要的文件,就仿佛想要在一座复杂的迷宫中寻找出口,最优解不是记下所有的道路,而是拿到迷宫的通关秘籍——俯视图。

Photo by Tom Fisk from Pexels

简言之,就是将所有文件串联起来,并进行可视化,再结合搜索功能达到更高效的文件管理。

目前市面上提供文件结构网络视图的工具并不多,而坚果云自带的「知识地图」功能是其中一个。坚果云知识地图可以通过可视化的方式,向用户更直观的展现存放在坚果云中的文件。

除了基本的点击、拖拽查看文件,坚果云知识地图还支持自由缩放和按时间轴筛选文件,并且用不同颜色的小圆点,标注了文件的大小信息。不过坚果云知识地图目前只支持 Windows 端,其它平台还需要等待后续支持。

结语

正如前文所说,整理文件本身并不是目的,重要的是能够减少选择的时间成本,以提升我们学习和工作的效率无论你之前已经在文件整理上耗费大量时间,或是没有任何文件管理的经验,都希望这篇文章给你新的启发。

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