企业网盘的团队文件管理该如何设置?

企业网盘的团队文件管理该如何设置?

1.不改变团队原有的办公方式

在搭建团队的组织架构之前,我和每个团队都会进行长时间的交谈,为什么要做这一步呢?是因为要对团队的原有办公协作进行深入的了解,确保在不改变团队的原有的办公方式和工作习惯,把「坚果云」融入到团队管理中。

坚果云就像一张白纸,不会限定你的想象力,怎么去搭建团队,怎么融入个人的基因,要看每个团队管理者的水平,坚果云只是还原了团队的真实协作情况。

每一个团队在建立他的框架的时候,或者说在梳理他们框架的时候,我都会按照他们原有的一个办公方式,不去改变他们原有的一种习惯,然后让整个团队的协作更加系统化、规范化,提升他们的办公效率。

2.Xmind思维导图梳理团队架构

每一个团队的组织框架都是不一样的,所以我们在搭建坚果云团队版的时候,我都会采用思维导图的方式去帮他们梳理出公司的组织架构。

这是整个团队的一个基本功能,根据每个人的角色、每个人负责的工作,结合具体的工作内容来划分。

比如说:有一些团队我会按照部门的形式,有一些团队我会根据人员的方式,有一些团队我会按照项目的形式,每个团队都有他独特的基因,所以它构成的团队架构也是独特。它具有唯一性,没有统一的形式,团队在应用过程中,基于坚果云的团队版协作最核心的地方是适合自己的办公体系,原来是怎么运行,现在就怎么运行。

团队协同,是最能够体现坚果云的作用,因为很多资料不是靠一个人去完成,而是要靠整个团队去协同才可以,每个人扮演的角色不同,每个人的做事风格和习惯也不一样,要统一起来,就要避免产生抵触情绪,让他们使用一款不需要怎么学习的简单工具,只要学习的成本足够少,学习困难度足够小,就很容易去坚持使用。

使用坚果云,最终还是要回归到本质「人与人之间的沟通,人与人之间的协作」,工具只是手段,协作才是底层原理。

坚果云作为团队协作的工具,让团队的力量大于简单的1+1,可以不断减少协同的双方的工作量。比如我们现在要整理资料,就是发送到微信,另存为到电脑桌面,放入制定的文件夹,然后完成同步。其实,这个过程非常耗费时间,时间久了,资料堆积比较多,整理起来的难度就很大,很多就不想去整理,干脆让它在微信里面躺着,如果一不小心按到微信清理,很多文件就无法查看了。

如果有一个文件夹,能够实时让双方知道,相当于文件整理归档的工作协同的小伙伴替你分担了,本来你要百分之一百精力去整理的文件,现在不用了,只要通过短短的一个前期账号注册,教会对方使用就可以了。

3.如何搭建团队的架构

原则:一个中心,一个节点

一个中心是以「超级管理员」为中心。

在使用团队版的时候,切记不要让团队成员随便建立文件夹,公司各部门的文件夹是公司组织架构的体现,为了避免团队成员根据自己的喜好建立文件夹,造成文件错乱,无法分清是自己创建的还是公司共有文件夹,公司「各部门」的根目录文件夹应该由团队版「超级管理员」建立,并由「超级管理员」统一进行管理。

一个节点是以「管理员」为关键节点。

「超级管理员」作为文件拥有者,部门负责人可以设置为「管理员」,让「管理员」对各个部门的二级文件进行细化管理,「管理员」对于其所属的文件夹具有管理的权限,可以进行修改删除等操作。这样的话,遇到发生员工更换部门、员工新入职、员工离职等变动时,「管理员」就可以对员工进行调整,不用说每次都要「超级管理员」去调整。

标准:主次分开

在工作过程中,每个部门都有他主要的工作,但是经常会跟其他部门发生交叉的工作内容,对于这种跨部门的合作,只要把主要工作和交叉工作区分一下,把两者分开即可。

部门「管理员」设置权限之后,对要对公司每个成员负责的主要工作内容来进行分配到各个对应的部门中。分配到各个部门之后,对每个人成员进行权限设置,根据实际情况调整这四种权限「上传下载」「只可上传」「只可下载」「只能预览」。

公司是一个完整的组织,各部门的人员都有它主要的工作,比如财务部的人员做财务的工作,行政部的人员做行政方面的工作,每个人都有自己的主要工作,但实际工作中,很容易产生交叉工作,不能说按部门做出绝对的划分。

确定主要工作之后,根据实际需要调整跨部门成员的权限,财务部要查看行政部的部门资料,只要「超级管理员」或「管理员」在「行政部」这个文件夹里面添加一下财务人员的「只能预览」权限就可以了。

要改变过去文件管理混乱的的习惯,实现从0到1是最困难的,当跨越了这个初始阶段,就显得容易多了。让每一个文件的管理流程化,不断更新,进入良性的主动迭代。

文件管理可能不会给你带来即时的收获,但可以让团队慢慢形成自己的知识库,可以让团队所有成员提高办公效率。

4.以你之名,新建一个有温度的「文件夹」

在搭建团队版过程中,文件夹一多,就很难去记住,不管是按照部门或者项目等形式划分都好,如果都是「与我无关」的文件夹,反而不利于团队的协作。

针对团队的特殊性,我们采取适合的可行方案是按照人员划分团队的体系,用团队里面的人员「姓名」构成团的文件夹体系,因为人本身是「自带属性」的,不是单纯无意义的文件夹,人的姓名比一个冰冷的文件夹更容易被记住。要用什么文件的时候,以「姓名」来定位搜索,准确知道某个人当下处理的工作。

在此之外,我会给团队搭建了一个命名为「SOP」的文件夹,是整个团队共享的文件夹,用于团队存放所有文件的模板库,收集已完成的文稿,并将经手的文件分类梳理升级出一个流程化规范化的标准模板,下次出现同样类型的文件时,就可以直接调用。让过去所有努力都可以积累,也让所有努力在将来可以迭代,而不是每次从零开始,减少重复性的工作。

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