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企业网盘高效、直观的文件管理软件！在这里分享一个如何「高效、直观、多维度」管理100多个项目文件的实际案例。

文件分类，是一个文件的存放位置;文件管理，是一种工作流的体现。

01 – 分类管理：个人文件

文件的属性很难被绝对的划分，它会随着「你的需求」而改变。

个人的文件可能会转化为工作成果，工作文件可能会成为你个人的知识财产。

如何平衡好两者之间的关系，其实并不难。

接下来，我会分享一下如何同时跟十几个公司，同时远程协作50多个项目，完成「远程办公」的文件管理方法。

个人的文件，我都会放在「我的坚果云」这个文件里面。因为个人的文件「多而杂」，改动比较大，大约3个月左右会做一次迭代更新。

另外，放在「我的坚果云」有一个好处，就是不管你在这个文件夹里面怎么修改，所有的操作记录都会被同步保存到云端。所以，不担心因为自己的「误操作」导致文件丢失或者损坏。

对于个人文件，我是这样定义。

它可能是私人的事，也可能是工作的事。只要不涉及到跟别人进行协作的文件，就可以放在「我的坚果云」文件夹里面。

不一定说工作的文件，就不可以存放，而是「不涉及跟别人共同编辑」，尽量不要存放到这里。不然的话，随着时间的增加，需要管理的项目越来越多，就很容易混淆。

如何给自己的个人文件一个正确的存放位置，又符合「工作流」?

可以看见，存放在「我的坚果云」里面的文件，是按照工作、生活、学习和兴趣的维度来划分。

100 – 工作GZ

200 – 终身学习ZSXX

300 – 生活SH

400 – 严肃的兴趣YSDXQ

这种「粗放分类」可以让你的个人文件有一个正确的存放位置，方便日常查找文件，和对部分文件「优先置顶」。

同时，它又符合你日常的「工作流」。在实际工作中，开始一个新的项目，都会走一个「先收集，再整理，完工归档」的流程。

收集，开始工作状态

整理，进入工作状态

归档，完成工作状态

当文件能把「分类」和「管理」这两方面结合，就能够高效管理起来。两者的结合，如下图所示：

02 – 分类管理：工作文件

工作的文件，我定义为只要「涉及跟别人共同编辑」的文件，就归类到这里。

这样的话，跟别人做事的时候，就相当于「用一台电脑」，不会出现版本错误，还可以实时看见修改的进度。工作起来非常高效，减少许多不必要的沟通时间。

根文件夹按公司划分：公司名字的「全称」作为文件夹名称

二级分类按项目划分：年月+正确的项目名称

打开「坚果云」的面板，可以看见一系列的「根文件夹」，大部分我会以「公司名字全称」作为文件夹的名称。

这样方便我识别跟哪一家公司进行合作，如果同一家公司的不同项目，需要跟不同的人对接时，只要在「文件夹权限」设置调整一下，就可以满足不同项目的需求。

打开以公司全称命名的「根文件夹」之后，就可以看见具体的一系列项目。

在这种二级文件夹，我会采取「年+月+项目名称」的命名方式里管理众多的项目文件。除了「好看」，这种命名方式还有其他的作用：

直观看见每年的项目数量

即便不知道某个文件存放在哪里，按年度点击查找也很方便

正确的名称方便日常文件内容引用

另外，要注意一下。

在「坚果云」使用过程中，根文件夹的命名要慎重，不要随意命名，一旦取了名字就不要随意改动。修改一次，文件虽然存在，但是里面文件的所有操作记录会没有了。

03 – 核心：分类管理+正确搜索

在日常生活中，不管是个人的私事还是工作的事务，随着时间推移，文件的数量会越积越多。不一定能够记住文件存放在哪个位置，特别是积压一段时间没有整理之后，要找文件就难上加难。

除了「分类」和「管理」之外，还要有「正确搜索」。

正确的搜索姿势，可以节约非常多的时间，而且还能够「想到就能找到，找到就能用到」。

在Mac电脑中，我会使用Alfred这个第三方的搜索软件。

第一关键词原则。如果在分类管理中找不到自己想要的文件，脑海中闪现出来的「第一个关键词」，然后就在Alfred里面输入查找。

如果以前的文件夹名称不能够第一时间想起来，找到这个文件之后，可以把文件夹的名称改掉，改为「第一关键词」。这样的话，你下次再想使用这个文件的时候，就可以快速定位找出来。

文件是为人服务。如果它没有价值，不如直接删除，如果有价值，就要充分发挥它的价值。有了「分类」，有了「管理」，再加上「搜索」，文件的管理体系就搭建好了。