如何高效管理企业文件?

如何高效管理公司办公室文件?你可以试试:坚果云。

首先我们逐一分析办公室文件管理可能面临的问题:

各部门同事之间频繁的文件分享,不仅过程繁琐,而且容易搞混

借助坚果云,则可以根据具体场景,创建可以实时同步的共享文件夹。这样需要共享文件的部门、同事无需再费时费力传递文件,即可轻松实现文件自动同步、留存。

比方说,董秘可以创建「XX集团高管文件」文件夹,下设不同高管对应的文件夹,比如「张总」、「王总」等,这样不同高管只需将需要共享的文件定期存放在对应的位置即可。

确定好文件管理体系后,还有可能面临两个问题:

文件权限问题。比如根据集团规定,公司、部门之间禁止阅览彼此文件;

文件改动问题。比如张总可能私自修改了一份文件,导致和原始数据不符,难以查证等。

而坚果云的「文件权限」「文件时光机」则恰如其分的解决了类似的问题。

比如使用坚果云可以根据实际需要,设定对应的访问权限:上传下载、只可下载、只可上传等等。

坚果云权限管理

而坚果云「文件时光机」,则可以自动备份文件每一次的历史修改版本,你可以随时选择恢复对应时间的文件版本。此外,坚果云还会记录下不同版本由谁改动,再也不怕莫名背锅。

你也不用担心因为误删等情况造成的文件损失,除非是你主动选择「文件粉碎」(文件粉碎步骤较为繁琐,需手动输入确认,杜绝了意外误删的可能),否则可以随时从「回收站」恢复任意时间被删的文件。

当然,坚果云在保护数据安全的努力远不止此。

如果你对文件安全有更高的要求,你还可以开启坚果云客户端密码锁功能,这样能够保证无论手机还是电脑借出或丢失的时候,其他人无法启动坚果云访问工作文件。

如果某位员工离职,坚果云还可以通过远程擦除数据(包括“擦除”本地文件),对特定人员设置可以访问文件的IP地址来防止出现文件泄露的风险(比如防止有人恶意删除或泄露重要文件)。

另外办公室文件管理还有一点,「纸质版是否有必要留存,或者直接销毁更为合适?」:

自2012年正式开放注册以来, 坚果云安全稳定地管理着数PB(1PB=1024T=1048576GB),超过100亿个企业文件,从未发生数据事故,服务从未间断。

所以,既然纸质版文件本来就是由电子版转印而成,电子档文件又存放在坚果云中,那就没有保留的必要。

不过如果确有需要,还是可以保存的。

你可以借助坚果云旗下的产品,「坚果云扫描」,轻松将纸质文档转化成清晰规整的电子档格式,坚果云扫描会将扫描结果自动上传并同步。

阅读已结束,喜欢的话就点个赞吧
注册坚果云网盘
还有其他问题,可以咨询小坚果咨询小坚果
赞(0)
网站部分内容和图片来源于网络如有侵权请联系我们删除:企业网盘坚果云的干货分享 » 如何高效管理企业文件?
分享到: 更多 (0)
如何高效管理企业文件?

本文链接:如何高效管理企业文件?https://content.jianguoyun.com/27636.html

评论 抢沙发

评论前必须登录!

 

坚果云 便捷、安全的网盘产品

免费试用下载客户端