如何给共享文档加密、防丢失、历史版本恢复

企业的文档既要内部共享,实现业务协同和业务流转使用,同时也要保护文档安全防止泄密。

公司内部,一般需要办公文件共享,但也避免不了泄密、人为破坏的影响,造成企业损失。分享经验为公司局域网共享文件提供加密保护。文件既能共享又能防止外泄,是企业共享文件安全管理的选择。

文档管理常见问题

1.企业的重要文件,员工不当使用,将机密文件泄露出去

2.文档或纸定稿后通过审批归档,防止版本混乱。

3.业务员向客户发送未审核的文件

4.共享文件夹文件太多,实现只允许查看对应部门的文件

5.员工跳槽前带走或删除文件

6. 误删除或误操作怎样方便恢复任意历史版本

方法一 使用加密软件

加密软件通过对员工电脑需要加密的文件类型自动加密,使得只有授权用户才能使用,不改变操作习惯。而在未经授权的电脑上则打不开加密后的文件或者报错。同时加密软件因从源头对文件加密,可以防止文件通过拷贝、另存、截屏等各种途径泄密。

加密自带截屏功能,这样用户需要截屏时通过加密软件自带的截屏工具进行操作,方便用户文档编辑的使用,而且截屏后的片仍然是加密的。

对加密的文档文件自动备份到服务器,防止文档丢失。

方法二 坚果加密共享网盘

上传到加密网盘中的文件是加密存储,防泄密,防扩散,未经授权就是拿不走。网盘中的文档就像在本地电脑一样操作使用,支持各种类型文档在线编辑如CAD等,沿用windows习惯。

共享文件管理软件系统根据文档流转的范围,对文档进行多部门的分级管理,确保文档在指定范围内使用,禁止删除另存共享文件 。比如技术部门的员工只能查阅技术部门的资料,其他部门的人员无法查阅。

管理员可对共享文件夹的不同用户设置不同的使用权限,自行勾选设置:可读权限、可编辑权限、可打印权限、解密权限、再授权等。

支持屏幕水印,流程审批,消息提醒,日志审计,文档自动备份等功能。

需要外发的共享文件(安全外链方式),灵活设置用户使用电子文档的权限(包括:阅读、打印、使用次数、指定电脑使用、阅读时间、禁止截屏等),并可实时权限回收或更改授权权限,并且详细记录对方使用记录。

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