Outlook高效办公的4个小技巧

Outlook是一款工作中极常用的邮箱工具今天分享4个Outlook的小技能让你轻松畅享高效办公

技巧1

设置邮件定时发送

作为上班一族,经常会加班到很晚,写好一封邮件,立马发送可能会影响同事休息,想早上起来发,又怕遗忘!

此时你就可以使用Outlook邮件的“延迟传递”功能。

此种方式也适用于求职,确保HR在最合适的时间看到您的简历。

操作步骤:

第一步:点击“新建电子邮件”>“选项”>“延迟传递”;

第二步:对话框中设置“传递时间不早于”> 填写日期 > 填写时间

技巧2

邮件日历功能,进行时间管理

Outlook与大多数邮箱的不同之处,在于有日历共享功能(企业版才有)。

个人版可以查看对方的日历安排,但需要对方将他的日历以邮件形式发送过来,才可进行日历时间安排共享。

操作步骤:

第一步: 单击“日历”,规划自己的时间安排

第二步: 如果你需要让别人知道自己的时间安排,可以通过邮件发送:

点击”日历“>“开始”>“电子邮箱日历”

对方接收后的效果图

此外:

如果你是Outlook企业版用户,就可以很简单查看对方日历安排了!

点击“日历”>”开始”>“打开日历”>“从通讯录选择”

效果图

注:此图来自Excel之家

技巧3

快速处理大量文件

尤其当你对接多个项目的时候,每个项目的邮件铺面而来,你会发现你都不想打开邮箱了。

其实邮件也是需要管理的,管理的好,工作效率非常高,也不会遗漏重要的工作安排。最开始就应该制定规则,建立归档文件夹。

操作步骤:

第一步: 按照跟进的项目名称“新建文件夹”

第二步: 对文件夹“建立规则”

第三步:对应“发件人”或“主题”>放入对应文件夹

此外:

可以把需要跟进的邮件立Flag,并进行提醒;开启“对话”功能;将重要邮件标记等。

具体操作可以参考之前的文章:Outlook邮箱管理办法

技巧4

邮件附件的接收和发送

邮件中的附件,不管保存在邮箱中,还是下载到电脑,都无法快速找到。

建议大家使用坚果云,保存和分享邮件的附件。

1.附件保存及搜索:

将邮件附件下载到本地后可以同步到坚果云云端中,需要查找时输入文件标题中的关键词就可以搜索:

2.附件的分享:

发送邮件时,附件文件以链接or邮件的形式直接分享,一个文件所有版本对应一个链接,杜绝多次上传附件版本引起的文件版本错乱:万一遇到文件发送错误的时候,还可以取消分享,防止资料泄露。

每一次效率方法和软件的分享

都是为了让大家有更多的时间自由支配

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