Outlook高效办公的4个小技巧

Outlook是一款工作中极常用的邮箱工具今天分享4个Outlook的小技能让你轻松畅享高效办公

技巧1

设置邮件定时发送

作为上班一族，经常会加班到很晚，写好一封邮件，立马发送可能会影响同事休息，想早上起来发，又怕遗忘！

此时你就可以使用Outlook邮件的“延迟传递”功能。

此种方式也适用于求职，确保HR在最合适的时间看到您的简历。

操作步骤：

第一步：点击“新建电子邮件”>“选项”>“延迟传递”；

第二步：对话框中设置“传递时间不早于”> 填写日期 > 填写时间

技巧2

邮件日历功能，进行时间管理

Outlook与大多数邮箱的不同之处，在于有日历共享功能(企业版才有)。

个人版可以查看对方的日历安排，但需要对方将他的日历以邮件形式发送过来，才可进行日历时间安排共享。

操作步骤：

第一步: 单击“日历”，规划自己的时间安排

第二步: 如果你需要让别人知道自己的时间安排，可以通过邮件发送：

点击”日历“>“开始”>“电子邮箱日历”

对方接收后的效果图

此外：

如果你是Outlook企业版用户，就可以很简单查看对方日历安排了！

点击“日历”>”开始”>“打开日历”>“从通讯录选择”

效果图

注：此图来自Excel之家

技巧3

快速处理大量文件

尤其当你对接多个项目的时候，每个项目的邮件铺面而来，你会发现你都不想打开邮箱了。

其实邮件也是需要管理的，管理的好，工作效率非常高，也不会遗漏重要的工作安排。最开始就应该制定规则，建立归档文件夹。

操作步骤：

第一步: 按照跟进的项目名称“新建文件夹”

第二步: 对文件夹“建立规则”

第三步:对应“发件人”或“主题”＞放入对应文件夹

此外：

可以把需要跟进的邮件立Flag，并进行提醒；开启“对话”功能；将重要邮件标记等。

具体操作可以参考之前的文章：Outlook邮箱管理办法

技巧4

邮件附件的接收和发送

邮件中的附件，不管保存在邮箱中，还是下载到电脑，都无法快速找到。

建议大家使用坚果云，保存和分享邮件的附件。

1.附件保存及搜索：

将邮件附件下载到本地后可以同步到坚果云云端中，需要查找时输入文件标题中的关键词就可以搜索：

2.附件的分享：

发送邮件时，附件文件以链接or邮件的形式直接分享，一个文件所有版本对应一个链接，杜绝多次上传附件版本引起的文件版本错乱：万一遇到文件发送错误的时候，还可以取消分享，防止资料泄露。

每一次效率方法和软件的分享

都是为了让大家有更多的时间自由支配