法律人如何高效管理文档?

我们一定有过这样的经历,某个时刻需要某份文件时,却死活找不到。对于文件数众多的律师朋友更是如此,无论是个人知识管理还是团队业务协作,统一的文件命名是高效办公的必经之路。

因此,建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的。

如果你只有个位数的文件,那桌面就是一个很好的存放地点;

如果你有两位数的文件,建立单层级的文件夹就是不错的选择;

如果你有大量项目文件需要管理,那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。

文件的命名

文件命名最基本的作用在于辨识、区分、管理、定位:

辨识 通过文件名称可知文件的基本信息

区分 区分此件与彼件

管理 保证文件项目分类固定,易统计、无遗漏

定位 可轻易定位到文件保存的位置

常用的文件命名方法为:

文件夹名= 序列编号-文件夹名

如: 1-常用软件、 2-合同资料

文件名=序列编号-文件名

如: 1-会议纪要、 2-联系人名单

但对于律师等日常生活中会接触到大量文档的人群来说,单层级的文件命名已不适用。

多层级的文件简单命名方法为:

时间-所属项目名称-文件名称-最终确认人or版本号

如:2 16 4-民事裁定书-XX地产股权转让侵权纠纷-张三V2

在《律师职业基本素养》一书中也介绍过这样的文件命名方式:

书中明确了文件命名的七个要素,分别是:

1.提供文件的事务所简称

2.提供文件律师代码

3.归属卷宗

4.文件内容

5.完成时间

6.版次

7.文件使用的语言

要素标准可以根据实际使用情况进行确定,但只要按照固定的命名方式梳理过往所有的文件,你很快就会发现,无论是个人,还是团队,整个知识架构体系就会清晰地显现在你的面前。

完成文件命名后,根据自己的分类习惯归档进相应文件夹:

文件的归档、调用

通过文件夹进行管理时,文件都根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、易于查找。对已分类的文件夹进行归档时,可按照文件夹性质进行。

Mac电脑上

巧用Finder中自带的标签颜色来区分文件夹,快速找到相关品类文件:

Windows电脑上

按照C:D:E:F四个盘符标准规划为:

当需要在外出差或会见客户时,我们习惯使用U盘拷贝相关资料随身携带,但U盘的丢失或损坏可能会给自己带来严重的损失。可以将需要的资料上传至云端,方便在所有移动设备上全文搜索、打开、查看,随时随地移动办公。

使用坚果云同步网盘,除满足移动办公需求外,与同事进行协作时,只要建一个共享文件夹,协作者之间在这个文件夹内的任何修改都会即时同步到其他协作者的电脑里,这就好比大家在用同一台电脑办公,无形中减少了文件传送的时间,提高了工作效率,而时间和效率对于律师工作来说很重要。

桌面文件整顿

大部分人收到文件后的第一习惯是保存到桌面,为了快速找到有价值的文件,桌面文件需要定期清理:

有用文件:进行整顿

无用文件:立即删除

Mac电脑上

如果你需要一款工具能帮助你根据文件的类型、添加的时间来进行一些自动化的操作。 推荐使用Hazel来完成:

如果大家尝试在邮箱中设置收件规则,那么你对 Hazel 的操作很快就能上手。简单来说就是 Hazel 监控整个 Mac 硬盘,根据不同的规则匹配来自动化完成操作「If xxx then yyy」。Hazel 依附在 OS X 的系统设置面板中,所有规则的建立都需要在这里完成。

Hazel 在规则设置上非常强大的,你完全可以按照自己的需求进行定制。在配置好相应的规则后系统能自动将桌面上的文件管理得紧紧有条,我们只需要定期对文件夹里文档做整理就行了。

Windows电脑上

清理桌面快捷方式

常用的应用可以固定到任务栏后删除桌面快捷方式,节省桌面空间:

下载文件位置固定

1)下载软件

软件下载位置固定,卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除

2)下载资料

下载的各种资料存放在临时文件夹,下载后及时查阅,有用的资料归档到相应文件夹,没用的果断删除。

邮件整理

律师的工作中频繁使用邮件,邮件账户中夹杂着各类附件文档,邮件附件的整理归档也非常重要,整理流程小结如下(点击图片看大图)

但通过邮件附件的方式传输文件有以下缺点:

1)受限于上传下载速度;

2)受限于附件大小;

3)多次来回传输造成版本不统一

所以更好的办法是使用坚果云等网盘工具,可以将文件以链接or邮件的形式直接分享:

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