阻碍你excel技巧进步的墙,绝不会是Excel插件!

前不久,在一个微信群里,看到一位小伙伴在问:求推荐Excel插件。然后,有人回复:方方格子、Excel必备工具箱、易用宝。

“易用宝”是我回复的,因为我用过,觉得好用,所以经常向别人推荐。尔后,一位老师,也是这个群的群主,跳出来(之所以说“跳出来”,是因为大家平时在群里提问,基本上是小伙伴彼此之间相互答疑交流,群主不太会回答,所以常常能够看着某个人问了个问题挂好多天,没人理睬。落成这种尴尬的局面,我猜可能是有意愿回答的人不知道怎么回答,知道怎么回答的人又没有意愿回答。这大概是知识付费和知识服务的差别)回复了一句话:

excel插件是一道阻碍你们excel水平进步的墙!

然后,就没有然后了!紧接着,就是我不小心看到这句话,觉得怪怪的,怎么怪了呢,我一时也说不好。总之,我不认同这句话,而且,我知道我没法三言两语把个中缘由说清楚,所以就有了今天这篇文章。

我们先来理解一下这位老师的这句话:excel插件是一道阻碍你们excel技巧进步的墙!换言之,就是你们不要去用Excel插件呀,这会阻碍你们学Excel,阻碍你们提升Excel水平,你们应该专注在提升Excel技能上呀!

这样听下来,好像没毛病,老师也是苦口婆心呀,说教你,要多学点,多思考,不要偷懒……可是明明可以偷懒,我为什么不能偷懒呢?我学习Excel操作是为了解决数据处理、分析的问题,是为了提高效率,现在有插件可以帮助我实现这个目标,我为什么不用呢?然后美其名曰:不,那个没什么技术含量,我要回到源头去学真功夫!

按照这个逻辑的话,那我们索性再往前一点看,回到还没有Excel的时候。我专门去查了下,微软第一次推出Windows Excel版本是在1987年,所以在这之前,大家只能手工计算,财务是手工记账。下午跟同事聊了下,感慨那个年代的人真是辛苦。当然,他们会因此得到锻炼而使自身能力变得比较强,比如口算、心算的能力,对数据的敏感性等。我爸当年在大队里做过财务,打得一手好算盘,心算能力也是了得,反正跟我爸一比较,我是挺不好意思的。

但我们会因此说,不要用Excel了,还是用手工比较锻炼人而想要倒回去吗?肯定不会的。当然,这个例子有点极端,但大概是我想要表达的意思。

其实,无论是Excel,还是Excel插件,都是帮助我们提升效率的工具,二者并不冲突。相比Excel插件,Excel操作技能虽然有含金量,但终归学习Excel只是我们的一个手段,不是目的,我们是想要学习Excel来解决问题,而不是成为Excel操作高手,所以没必要舍本逐末,拒绝插件。

为什么会出现Excel插件

一个东西为什么会出现,一定有其必要性,一个东西出现后为什么会一直存在,必然有其合理性,存在即合理嘛。作为一个工具,它出现的必要性最直接的体现,就是我们对它有需求。那我们对它有什么需求呢?它能解决什么问题呢?

这就要看它有什么功能了。目前Exce插件有好多,最常见的有:方方格子,工具箱,易用宝……插件虽然很多,但是大体功能不会差太多。我就以我自己在用的易用宝为例来说明。

从截图中,能看到易用宝有挺多功能,但并不一定都用得上,我们需要什么就用什么。我一般会在什么时候用呢?当我需要批量删除空白行或列,我会用;当我需要填充空白单元格时,我会用;当我需要合并工作簿或者工作表时,我会用……

那这些功能,Excel自身能实现吗?答案是肯定的。比如删除空白行或列,可以用counta函数,通过计算非空单元格来判断哪些是空白行或列,然后筛选删除来实现。比如填充空白单元格,可以定位空值,通过公式来实现。比如合并工作簿或者工作表,可以通过VBA来实现。当然,如果你的Excel是2013版及以上,工作簿或工作表的合并还可以通过Power query来实现。

但很显然,实现这些功能,易用宝的操作会更便捷。从这些功能中,我们能够看出来,Excel插件之所以出现并存在,是因为,第一,Excel常规操作无法实现,需要借助复杂的功能,比如VBA。第二,Excel常规操作可以实现,但操作复杂,低效。而无论是哪个原因,都是为了将复杂问题从简,从而提高效率。

你还可以想一想,为什么会有人去开发Excel插件?为什么Excel插件的大部分功能都差不多?还是以易用宝为例,它的宗旨是“一切为了高效”。

当然,插件虽然进一步提高了我们的效率,但也有它的局限性。比如,它的操作是独立的,不具备可追溯性。也就是说,重复的操作,你需要重复执行。比如说合并工作簿,用插件的话,你需要每次都从头开始。插件只是节省了你单次执行的效率,但如果你的操作是需要重复执行的话,还是用Excel自带的功能会比较好。这点有必要说明。

怎样进步Excel水平

阻碍你Excel水平进步的墙不会是Excel插件,而是你的思维,你需要做的不是拒绝Excel插件不用,而是拆掉你思维里的墙。

Excel作为一门普适性工具,自然是因为要用才去学的。可怎么学、学多少,是困扰很多人的问题。每个人的需求不一样,我的建议是,需要用什么,就去学什么。

但现实情况是,好多人见识过Excel的强大后,就会产生自己要成为Excel高手的想法,想要做到能够灵活驾驭Excel。所以他们什么都想学,通过抖音、公众号、网课等各种途径去学,学的时候觉得好实用好强大,但是真正到了运用的时候,连自己最基本的工作问题也不能有效解决,更别说成为Excel高手了。

但要全面学习Excel技能,成为Excel高手的想法,并不会因此破灭。我的第一期训练营里有学员,进来时写的介绍是这样的:

后来结营时,我比较不好意思地跟他说:我没有讲数组,也没有怎么讲函数,这个有达到你的预期吗?

他告诉我:我一开始是想着来系统地学习Excel操作技能,现在学习了流程,学习了思维,也学习了操作,发现之前那个不是我想要达到的状态。(忘记原话了,大致意思)

是的,我们不是要成为Excel技能高手,我们是要成为借助Excel解决问题的高手。那怎么实现呢?来说过:钥匙不会在锁上,钥匙要去别处找。这里也是一样的。想要Excel水平有进步,不要盯着Excel这些技能去看,你得去看你到底要用Excel来解决什么问题,解决这些问题需要用到什么Excel技能,就专注地学习掌握这项技能。

经常有一些朋友来问我Excel相关问题,有好些时候我一眼就看出来,可以用数据透视表实现,然后对方就默默地回去了。后来再问的时候,我就好奇问:数据透视表你会吗?对方回答:会,有用过,但总是想不起来。

看,这才是问题。

学习Excel的正确姿势

Excel知识体系庞杂,可以说没有人完全掌握了Excel的所有技能。这是一件不现实的事,也是一件没有必要的事。但我们确实有必要精进Excel技能。

一个工具,它的使用方法很重要,但更重要的是基于工具+方法所形成的思维、养成的习惯。

比如你要做数据处理,不是拿到数据就直接上手做,而是要先检查你拿到的数据是否准确、完整,然后还要检查你的数据格式是否规范,这样你才不会在后面卡壳返工。明确了这个目标之后,你就知道要去学习规范的数据格式是什么样的,如果是不规范的数据格式,要怎么处理。这里面就会让你专注地去学习到一些Excel基础操作,帮你轻松驾驭数据。

比如你要做数据统计,往往数据透视表就够了。这样你只要专注地去系统学习数据透视表的操作就够了。其实数据透视表的知识点不多,但又非常强大,我录过一个完整的操作视频,大概50分钟就够了。这里,我还想提醒一点,无论你的需求是什么,我都建议你把数据透视表作为首选的Excel技能去学习掌握。不仅因为它强大,而且简单,上手快,算是性价比非常高的操作技能,不信你可以试试。

比如你做图表展示,图表类型有很多,图表操作也很细碎,很难记忆。这个时候,你不是去孤立地学习每一类图表的操作,给大脑塞满很多信息,操作时又想不起来。你需要把底层的方法、逻辑掌握,你学习每一类图表适用的场景,学习归纳总结图表的具体操作,比如要设置坐标轴,你要在哪里找等等。

好,具体例子就不再多举。刚才说的是如何根据应用去有针对性性地学习。当然,对于一项技能,你光学习还不够,还需要训练,才能真正做到熟能生巧,学以致用。

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