excel条件格式错误,崩溃!搞定这个表,我重启了十几次电脑

2020年7月28日 分类:Excel 作者:企业网盘

昨天朋友给我发来这样一个截图,说不知道为什么从6月开始表格一下子变得非常大。

朋友把表发过来,我一看,也惊着了,同样的表,这大小完全不在一个量级上。依我的经验,推测应该是格式问题。

但是说格式问题好笼统,比如存在不可见字符、公式输入的区域范围太大、有套用表格、有条件格式等等,都有可能会造成表格太大。它不是一个点的问题,而有可能是好多个点的问题,所以得一一排查才能定位具体是什么问题。

最终,我花了一个多小时,才把这个问题找出来并把问题搞定。

 

那这个问题,我是怎么发现并解决的呢?其实这是一个摸索的过程,很难一言以蔽之。为了更清晰地说清楚,我整理了几个主要的步骤。

1. 打开表之后,我一看,有好多个sheet(后来数了下,显示的有20个,隐藏的有16个),sheet太多,并不太好排查,所以我选择从最容易的入手—清除条件格式。

我对每个sheet逐一去清除条件格式,20个sheet(只处理显示的),清除起来倒也快。清除后,我试着保存来看看表格会不会变小了。但是我一点保存,整个表格就卡死。

我等了几分钟,发现不会有结果,尝试把表格关掉,竟然无法退出,我甚至调出“任务管理器”来准备强行关闭它,也不得行,没办法,我只能选择重启电脑。

2. 重启电脑后,我在想,是不是刚才清除条件格式的时候,操作的表格太多了。于是呢,这次我打开表,选择了其中一个sheet去清除格式,然后马上点保存,没想到结果和前面完全一样,陷入僵局,只能再次重启电脑。

这个时候,我意识到了,这个表,我可以对它操作,但是一保存就必定卡死,所以我无法通过操作这个原表来检查出问题。

3. 我重新打开原表,并且新建了一个工作簿,尝试把原表的sheet移到新表中。我先选择了原表的6个sheet复制粘贴到新表中,但是弹出对话框提示我不行,说是包含表(如下截图)。

这个提示,让我感觉自己差不多找到了问题,我觉得原表变大的原因应该是刚才复制粘贴的6个sheet中有某个sheet有套用表格的情况。为了验证这一想法,我再从刚才这几个sheet中重新选择前4个,复制粘贴到新表中,这回是可行的,所以我将问题定位到了剩下那2个没有被重新复制的sheet。(说明:为前后对照,我在复制粘贴时没有选择“创建副本”)

为了验证这一推测,我将原表中那些从来没有复制粘贴过的sheet,也统一移到了新的表中,然后同时保存两个表。

根据之前的推测,我想保存后的结果,应该是,原表(只剩下那2个没复制过来的sheet)还是会很大,新表会比较小。但是奇怪的事情发生了,我竟然发现新表比最开始的原表还大。

我不得不接受一个事实,那就是我之前的推测是错的。问题并不是不出在那2个不能复制出来的sheet,而是出在复制出来到新表中的那些sheet。

终于,我走了这么多步,只排除了2个sheet是没有问题的,但好在有问题的这些sheet这会都统一在新表中,而新表是可操作可保存的,不会再出现像原表那样,动了不能保存,根本没法检测的情况。那剩下还这么多sheet,到底问题出在哪里呢?

继续按照常规的做法,我应该是再从新表重新开始一一排查每一类格式不规范的问题。具体就是我先对问题进行分类,然后按问题类别去检查每一个sheet。但考虑到sheet太多,表格本身的复杂性,以及我对表中内容不太熟这些因素,我担心容易走乱反而浪费时间,所以我没有用常规的方法,而是用了一个笨的办法。就是不管什么问题,我按一个sheet一个sheet去检查。

当然,实际操作时,也不需要一个sheet一个sheet来。我是批量选择几个sheet(具体几个,很主观,有3个、4个……),删除后保存,去观察表格的大小变化。

这样虽然办法比较笨,但至少思路顺了,所以很快就发现,将某个sheet删除后,表格瞬间变小了,这说明问题应该出在这个sheet上。

为了验证这一想法,我将这个sheet又单独拎出来,保存发现,果然这一个sheet就非常大。

好,到了这里,有问题的sheet就已经定位出来了。那具体这个sheet是什么问题呢?又如何将这个sheet变小呢?我依然是按照前面说的常规方法去检查它的数据格式的规范性。

第一,我去看它是否有不可见字符,通过定位“对象”,发现没有,初步判断不是这个问题(当然,这种方法只能检测到部分不可见字符)

第二,我去看它的公式,检查公式中引用的区域是否过大。发现确实有这个问题,但当我调整保存后,发现表格大小变化不大。说明不是这个问题。

第三,我去看它的格式,发现没有条件格式,所以不用去清除条件格式。进一步,再去清除它的格式,然后保存,发现表格瞬间就变小了。说明问题就出在这里了。

好,到这里,这个问题就解决了。回过头来看,花了这么长的时间、走了这么多的步骤,其实我走了一些弯路,包括过程中因为条件反射,手速太快带来的误操作,增加试错成本。

最后,想说一个数据规范性的问题。对于数据规范,首先得有这个意识,为什么我一开始就判断是格式问题呢?这是意识问题,这很基础,却是很多人容易忽略的地方。

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