excel表格的8招必学秘技

也许您已经在Excel中完成了数百份财务报表。 也许您已经使用Excel函数来实现数千个复杂的计算。 也许您认为Excel就是这些,甚至没有什么新东西。 但是,我们在工作日重复无数次的便捷使用方法仅占所有Excel技能的百分之一。

让我们从Excel中一些鲜为人知的技术入手,并领略一下Excel。

excel表格的8招必学秘技

一、创建类别下拉列表填充项

我们经常必须在表中输入公司名称。 为了保持名称的一致性,使用“数据有效性”功能构建了一个下拉列表填充项。

  • 1.在Sheet2中,按类别在不同的列中输入企业名称(例如“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”等),以建立企业名称数据库。
  • 2.选择A列(“工业企业”名称所在的列),在“名称”列中输入字符“工业企业”,然后按“ Enter”键进行确认。 完成上述操作后,列B,C,…分别命名为“商业企业”和“个体企业” …
  • 3.切换到Sheet1,选择要在其中输入“企业类别”的列(例如C列),然后执行“数据→有效性”命令以打开“数据有效性”对话框。 在“设置”选项卡中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选择“序列”选项,在下面的“源”框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业” ”。 ..顺序(每个元素之间用逗号分隔),确认退出。 然后选择需要输入公司名称的列(例如D列),然后打开“数据有效性”对话框,选择“序列”选项,在“源”框中输入公式:= INDIRECT(C1 ),确定退出。
  • 4.选择C列中的任何单元格(例如C4),单击右侧的下拉按钮,选择相应的“企业类别”,然后填写一个单元格。 然后在D列中选择与该单元格相对应的单元格(例如D4),单击下拉按钮,您可以从商户名称列表的相应类别中选择所需的商户名称以填写此单元格。

提示:以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,则可以选择该列,右键单击,然后选择“隐藏”选项以隐藏该列。

二、为“常用文档”创建一个新菜单

在菜单栏上创建一个新的“公共文档”菜单,并向其中添加常用工作簿文档,以便随时调用。

  • 1.在工具栏的空白区域中右键单击鼠标并选择“自定义”选项以打开“自定义”对话框。 在“命令”标签中,选择“类别”下的“新建菜单”项,然后将“命令”下的“新建菜单”拖到菜单栏,然后​​按“更改选择”按钮,在弹出菜单“ 名称”在框中输入名称(例如“公共文档文件”)。
  • 2.在“类别”下选择另一个项目(例如“插入”选项),在右侧的“命令”下选择一个项目(例如“超链接”选项),将其拖动到新菜单(常用文档),并以上述操作命名(例如“薪水表”等)。 )创建第一个工作簿文档列表的名称。 重复上述操作,再添加一些文档列表名称
  • 3.在“公用文档”菜单中选择一个菜单项(例如“薪水表”等),右键单击鼠标,然后在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接→打开”选项以 打开“分配超链接”对话框。 通过按“查找”右侧的下拉按钮,找到相应的工作簿(例如“ salary.xls”等)文件夹,然后选择工作簿文档。 重复上述操作。 超链接菜单项及其相应的工作簿文档。
  • 4.将来,当您需要在“公用文档”菜单中打开工作簿文档时,需要在单台计算机上展开“公用文档”菜单和相应的选项。

提示:尽管我们将“超链接”选项拖动到“通用文档”菜单上,但它不会影响“通用”工具栏上的“插入”菜单,“超链接”菜单项和“插入超链接”按钮。 特征。

三、让不同类型的数据以不同的颜色显示

在薪资表中,如果要用“红色”显示总薪金2000元或更多,则用“蓝色”显示总薪金1500元或更多,而低于1000元的总薪水则用“红色”显示。 棕色”,另一个“黑色”显示,我们可以这样设置。

  • 1.打开“工资表”工作簿,选择“工资总额”列,执行“格式→条件格式”命令,然后打开“条件格式”对话框。 单击第二个框右侧的下拉按钮,选择“大于或等于”选项,然后在以下框中输入值“ 2000”。 单击“格式”按钮以打开“单元格格式”对话框,并将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
  • 2.按下“添加”按钮并根据上述操作设置其他条件(大于或等于1500,字体设置为“蓝色”;小于或等于1000,字体设置为“棕色”)
  • 3.设置后,按“确定”按钮。

看一下工资表。 总薪水数据是否根据您的要求以不同的颜色显示?

四、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时,我们经常需要输入一些特殊的专业符号。 为了方便输入,我们可以制作自己的“专业符号”工具栏。

  • 1.执行“工具→宏→记录新宏”命令,打开“记录新宏”对话框,输入宏名称“ fuhao1”,并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后单击“确定”以 开始录制。 选择“记录宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后在单元格中输入所需的特殊符号,然后单击“记录宏”工具栏上的“停止”按钮以完成宏的记录。 完成上述操作后,一一记录其他特殊符号的输入“宏”。
  • 2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”选项卡中,单击“新建”按钮,弹出“新工具栏”对话框,输入名称-“专业符号”,确认后,在 工作区出现一个工具栏。 切换到“命令”选项卡,在“类别”下选择“宏”,然后将“命令”下的“自定义按钮”项拖动到“专业符号”列(与特殊符号一样多的按钮)。
  • 3.选择“自定义按钮”之一,并根据第二个秘密的第1点为其命名。
  • 4.右键单击一个命名按钮,在弹出的快捷菜单中,选择“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选择相应的宏(例如fuhao1等),然后确认 出口。 重复此步骤将按钮与相应的宏链接
  • 5.关闭“自定义”对话框。 将来,您可以像普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏将专业符号快速输入到单元格中。

五、打印工作表的不同区域

一些工作表通常需要打印不同的区域,使用“视图管理器”。

  • 1.打开要打印的工作表,使用鼠标拖放不需要打印的行(或列),选择它们并右键单击鼠标。 在出现的快捷菜单中,选择“隐藏”选项以隐藏不需要打印的行(或列)。
  • 2.执行“视图→视觉管理器”命令,打开“视图管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视图”对话框,输入名称(如“上报告”), 点击“确定”按钮。
  • 3.显示隐藏的行(或列),然后重复上述操作以“添加”其他打印视图。
  • 4.以后需要打印某些表格时,打开“视图管理器”,选择要打印的表格的名称,然后单击“显示”按钮,将根据预设界面立即显示工作表 ,简单的设置和布局,按下工具栏上的“打印”按钮,一切都OK。

六、让数据根据需要排序

如果要按部门对员工进行排序,则这些部门名称的相关信息不按拼音或笔划顺序排列,该怎么办? 您可以使用自定义序列进行排序。

  • 1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义顺序”选项卡,然后在“输入顺序”下的框中输入部门排序顺序(例如“组织,车队, 车间,车间2,车间3等),点击“添加”和“确定”按钮退出。
  • 2.在“部门”列中选择任何单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,然后按 向下按钮,选择刚刚定制的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据将根据要求进行排序。

七、完全隐藏数据

工作表的某些单元格中的内容不希望查看者查看,因此必须将其隐藏。

  • 1.选择需要隐藏的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”选项卡的“分类”下选择“自定义”选项,然后 然后输入“ ;;;” 在右侧“类型”下方的框中(英文的三个分号)。
  • 2.切换到“保护”选项卡,选择“隐藏”选项,然后按“确定”按钮退出。
  • 3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框并设置密码,然后单击“确定”返回。
  • 进行此设置后,以上单元格的内容将不再显示,即使使用Excel的透明功能也无法使其显示。

提示:在“保护”选项卡下,请不要清除“锁定”前面的复选框中的“ V”数字,这将防止其他人删除您的隐藏数据。

八、让中英文输入法智能显示

  • 编辑表格时,某些单元格需要输入英文,而某些单元格需要输入中文。 反复切换输入法很不方便。 为什么不设置它并让输入法智能调整?
  • 选择需要用中文输入的单元格范围,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”选项卡,按右侧的下拉按钮 单击“模式”,然后选择“打开”,“选项”,“确定”退出。
  • 将来,当选择需要输入中文的单元格区域中的任何单元格时,中文输入法(输入法列表中的第一个中文输入法)将自动打开,而选择其他单元格时,中文输入法将自动打开。 自动关闭。

以上就是excel表格的8招必学秘技内容分享,有需要的朋友可以去试试,大家也可以在工作中多去尝试学习更多的东西,excel还有许多需要了解的,很多功能能让我们节省大量的工作时间。最后别忘了,辛辛苦苦一天做好的excel,一定要同步到坚果云哦,这样不怕丢失也不怕需要历史版本,还能方便地将文件共享给其他人。

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