企业文档管理

如何实现高效企业文档管理?集团内部文件各个子公司文件数量众多,整理和留存是个大问题。现在,各个文件分部门保存,用excel建目录,纸质文档分门别类存着,但实行起来人力消耗过大。可以通过坚果云省时省力安全的保存文件,实现高效企业文档管理!

一、汇总资料,删除重复

1.汇总公司所有资料到同一电脑

条件允许情况下,不管是纸质版资料还是电子版不要过于分散,能够集中在一起是最好的。越分散,整理起来越耗费时间。

电子版的资料:尽可能汇总到同一台「容量大」的电脑保存,避免版本过多,造成后期难以整理。

纸质版资料:采用智能的扫描仪(专门用来扫描文件)快速扫描,保存文件分辨率设置为低一点,不要占用太多电脑的空间。单个文件太大,不利于后期的整理和保存,「文件高清+容量小」才是最重要的。

2.统一文件名称 ,不要随意命名

规范命名:「文件内容名称」和文件命名保持一致。

为了避免不同的人,采用不同的名称命名同一个文件。如果每个经手过的人,都按照自己的习惯来命名文件的话,没有统一的命名方式,不利于对接工作。也会导致后期同个文件多个版本,造成文件冗余。

3.查看文件日期及大小对比,删除重复资料

删除,是文件管理非常重要的一步。文件越少,管理越高效。

大量耗费人力去整理资料,不如一开始就制定好一套方法,控制文件的「流入」。

对于已经保存到电脑的文件,先从「删除」入手,通过电脑自带的功能,查看文件的「名称」「修改日期」「大小」等对比,将重复的文件删除。

对接部门越多,更不要让资料重复再重复,不然后期整理的压力就会很大。

4.对不确定资料,单独建立文件夹

当前你无法决定是否可以删除,或者,在犹豫删除后会不会造成损失的,可以单独建立一个「可删除」的文件夹。

把将来可能会用到,不太确定能不能删除的的文件,全部放入这个文件夹里面。再也不要过多去思考这个文件能不能删,那个文件能不能删,只要一眼看过去,不能直接删除的文件,就暂时存放到这个文件夹里面。

二、资料粗放分类

1.以具体需求分类

文中“集团各分子公司及高管会将呈送给董事长的文件发给总裁办秘书“,以子公司作为分类标准。

如果是一个集团公司,以子公司作为划分的标准;如果是一个单独的公司,以部门作为划分的标准。根据具体的需求对文件进行分类。

文件管理跟公司组织架构结合一起,管理文件会简化许多步骤。以「子公司名称」作为文件夹名称进行分类,然后把各个子公司呈送的文件,归属到不同文件夹中。

对于所有子公司呈送到集团的资料,直接放入到集团的文件夹。对于集团要下发到各个子公司的文件,就按集团的组织架构分发到各个子公司命名的文件夹中。

集团和子公司之间的文件来往,用云盘同步就可以了。

2.二级文件夹粗放分类

克制+极致:文件管理,尽可能少分类,除非是非常必要,不然二级分类就够用了。

分类不是管理,只是一个存放位置;而管理是建立高效的「工作流程」和「工作情境」。

文件是固定的,人的「需求」在变化。不管怎么分类,只是适合当前的工作需求。如果把时间一直花在如何分类,过多的分类只会造成后期整理的时间加长。

3.文件搜索体系

所有资料在未整理前,我会全部同步到「坚果云」,同步完之后,我再来进行分类整理,因为这样以避免我在整理过程「误操作」导致资料被删除、被移动,或者是莫名其妙的丢失。同步到坚果云之后,即便是「误操作」的文件都可以在云端找回来。

做好分类整理之后,就要把「搜索」结合起来,这样才会高效实现文件管理。

3.1精准搜索

“元认知”是不知道自己「不知道的」,那么精准的搜索是进一步细化自己知道「已知道的」。从结果出发,以重点为导向的搜索,可以精准地找到自己想要的。知道自己想的文件,就通过坚果云搜索框搜索出来。

随意输入一个数字,比如输入“1”可以搜索出与之相关的15个结果,按Enter回车键可以显示更多搜索结果,目前搜索框里最多显示100条结果。

随意输入一个文字,比如输入“我”,可以搜索出一切与“我”相关的结果;再比如输入“Wo”,就可以搜索出所有含有“Wo”“WO”“wO”“wo”的文件,搜索字母不受大小写的限制。

3.2任意组合搜索

记忆总是不靠谱的。《雨人》中的达斯汀·霍夫曼演的白痴哥哥能够瞬间记住洒在地上的牙签数量并且永远不会忘记,但我们想要记住保存在坚果云里面所有文件的名字,就不太可能。记忆是有容量的,我们尽可能记住关键的信息就可以了,其他的让坚果云的搜索框完成。

坚果云提供了非常简便的搜索方法,即使你不知道当初是按什么顺序命名文件夹的也可以通过这个方法来搜索。「输入一个关键字+空格键+再输入一个关键字」,坚果云搜索框里就可以检索出所有含有这两个关键词的文件。例如:输入“1空格2”,就可以搜索出含有1或2的所有文件,搜索结果可以是2010、021、1渴望2、2-01、1.2等等,这样的搜索可以不受文件命名的顺序影响,随着输入关键词的数量增加,可以不断缩小搜索范围。

3.3定位格式搜索

格式分类搜索也是一种特别的搜索方式,按照保存的文件格式进行搜索,是从另外一个维度来搜索文件。只要知道该文件的格式就可以搜索,对于特殊的文件格式,保存数量不是非常多的情况下,是一个非常好的选择。

在坚果云上我会保存各种格式的文件,比如这些格式的文件:.doc文档、.xls表格、.ppt演示文稿、.dwg图纸文件、.Qdy4造价文件、.zlbf资料文件、.jpg图片、.psd图形文件等等,直接输入文件格式就可以搜索出与该格式相关的所有文件。

 

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