电脑文件乱糟糟，怎么整理？学会这 3 招就可以一劳永逸

10年之前，初入职场的时候，我也想要有一劳永逸的办法，最好这辈子都不要去整理电脑的琐碎的文件，这样我就省心省事了。

10年之间，当我一次次迭代自己文件管理系统的时候，我发现，自己慢慢成长了。对一件事情，理解的越来越透彻。

一件简单的事，做好，也会不简单。

懂得做有效的沉淀，在沉淀之后懂得迭代升级。文件管理，已经成为我的「高效工作顾问」个人品牌重要的服务内容。

不到一年的时间，文件管理的价值从29.90元升值到50000元，翻了1666倍。

文件没有管理之前，经常是一团糟，想找文件老是找不到。文件系统化管理之后，想到就能找到，找到就能用到。内心很多坎也跨越过去了，不会厌恶打开电脑，文件再多也能够管控，工作起来也有劲，非常高效。

以下是我日常高效工作的一些经验，可以参考。

01 – 正确的「文件」命名

随着时间的推移，文件越来越多，工作时间越长，如果没有系统化管理电脑，文件会越混乱。

同一个文件，会有很多人经手。不管是一个人多台电脑，还是多个人同时修改同一个文件，这样的情况下，文件的版本就会变成很多个，要找到最终的版本，显得很费劲。

不同的人有自己处理文件的习惯。比如文件的命名，不同的人根据自己的想法，命名文件，这样就会导致彼此之间信息不对称，后期汇总文件的时候很吃力。有效的整理文件，不管是对于个人还是对于团队来说，正确的文件命名是文件管理非常重要的一步，也是非常容易被忽略的一步。

举个例子：比如上图中的施工现场签证单。

有些人喜欢命名为「签证单」，有些人喜欢命名为「施工签证单」，有些人喜欢命名为「现场签证单」，各自会根据个人爱好和认知来命名文件，这就导致了想要找这个文件的时候，出现信息不对等，找起来很困难，甚至找不到。

命名文件采用一个简单的原则：内外一致。

文件里面的名称是什么，文件的命名就是什么，保持内外一致。还是这个例子，最有效的命名应该是「施工现场签证单25」，不管有多少这样的文件产生，确保在短时间内通过「施工现场签证单25」这个关键词搜索，能够精准地在第一时间找到这个文件。

这样就可以：想到就能找到，找到就能用到。

02 – 正确的「文件夹」命名

在文件夹命名之前，要对电脑中所有文件进行梳理，搭建一个系统化的文件管理体系，这样能够保持，短时间不用经常整理文件。

除了在电脑本地备份之外，我会偏向于在网盘/云盘来搭建文件管理体系。

在「坚果云」中管理个人的文件，确保在使用多台电脑的时候，不同电脑里的文件全部同步的内容是最新的，这样的话，就要用好「我的坚果云」这个文件夹。

打开坚果云的软件界面，就会看见「我的坚果云」这个文件夹，个人的文件全部可以存放到这个文件夹，加上正确的文件夹命名方式。可以从收集、整理、归档三个维度来进行划分自己的文件夹，采用数字、文字、拼音首字母的方式结合。

收集

• 000 – 收件箱Inbox：存放所有当前没有时间整理的文件，不管是什么格式的文件
• 001 – 集中处理CPU：最重要的、每天都要用的、为数不多的几个核心文件

整理

• 100 – 工作资料库GZZLK：存放跟工作相关的资料
• 200 – 学习资料库XXZLK：存放跟学习相关的资料
• 300 – 生活资料库SHZLK：存放跟生活相关的资料
• 400 – 严肃的兴趣YSDXQ：存放跟兴趣相关的资料

归档

• 500 – 存档共享CDGX：存放归档或共享的资料

文件夹采用数字编号，方便文件夹进行排序，也为了文件后期整理。这种符合工作流程的文件夹命名方式，可以持续使用，不需要经常修改。这种命名方式，覆盖了文件的基本属性，我们大多数文件无非是工作、学习和生活这几个方面。

关于二级文件夹的名称可以根据自己需求来调整，可以符合以下几个方面：

• 有规律
• 有迹可循
• 切实可行，而不是停留在好看

比如工程项目文件的二级文件夹，我会采用「年月+项目名称」的方式来完成文件夹的命名。

在实际管理项目的时候，不仅要考虑公司全盘的文件管理，还要考虑文件偏多的部门。

例如项目部的文件是比较多，周期比较长，从开始到竣工，牵扯的其他单位比较多，人员流动性大，这样的话，一个能够满足「时间跨度和空间跨度」的文件体系，可以节约大量的人力成本。

03-变，才是永远不变

“人不能两次踏进同一条河流。”但文件管理，适时的迭代是非常有必要。

在过去，很少思考文件要做「有效的沉淀」，关于文件保存到电脑之后，要么不去管，要么就管的彻底，其实，两者并不可取。

• 对于重要的文件，要天天看，天天用，不然就会不深刻
• 对于一般的文件，当前用不到的时候，就放入「000 – 收件箱Inbox」这个文件夹
• 对于已经完成的项目文件，就放入「500 – 存档共享CDGX」这个文件夹

文件，当挖掘到它的价值的时候：不是负担，而是宝藏。

文件管理没有一劳永逸，文件夹的命名更是如此。即便文件没有变化，人的需求也在变化，文件夹命名自然就会变化。