企业如何高效管理文档

2020年4月14日 分类:用户分享 作者:企业网盘

企业如何高效管理文档,首先我们逐一分析题主公司面临的问题:

现状:「集团各分子公司及高管会将呈送给董事长的文件发给总裁办秘书……电子版分文件夹分公司分部门保存,用Excel建立电子目录……」

分析:各部门同事之间频繁的文件分享,不仅过程繁琐,而且容易搞混。借助坚果云,则可以根据具体场景,创建可以实时同步的共享文件夹。这样需要共享文件的部门、同事无需再主动传递文件,即可轻松实现文件自动同步、留存。

比方说,董秘可以创建「XX集团高管文件」文件夹,下设不同高管对应的文件夹,比如「张总」、「王总」等,这样不同高管只需将需要共享的文件定期存放在对应的位置即可。

具体如何建立有效的「公司文件管理」,你可以查看吴海汆老师关于公司文件管理的相关回答。

确定好文件管理体系后,还有可能面临两个问题:

文件权限问题。比如根据集团规定,公司、部门之间禁止阅览彼此文件;

文件改动问题。比如张总可能私自修改了一份文件,导致和原始数据不符,难以查证等。

而坚果云的「文件权限」和「文件时光机」则恰如其分的解决了类似的问题。

比如坚果云可以根据实际需要,设定对应的访问权限:上传下载、只可下载、只可上传等等。

坚果云权限管理

而坚果云「文件时光机」,则可以可以自动备份文件每一次的历史修改版本,你可以随时选择恢复对应时间的文件版本。此外,坚果云还会记录下不同版本由谁改动,再也不怕莫名背锅。

你也不用担心因为误删等情况造成的文件损失,除非是你主动选择「文件粉碎」(文件粉碎步骤较为繁琐,需手动输入确认,杜绝了意外误删的可能),否则可以随时从「回收站」恢复任意时间被删的文件。

当然,坚果云在保护数据安全的努力远不止此。

如果你对文件安全有更高的要求,你还可以开启坚果云客户端密码锁功能,这样能够保证无论手机还是电脑借出或丢失的时候,其他人无法启动坚果云访问工作文件。

如果某位员工离职,坚果云还可以通过远程擦除数据(包括“擦除”本地文件),对特定人员设置可以访问文件的IP地址来防止出现文件泄露的风险(比如防止有人恶意删除或泄露重要文件)。

题主还提到一点,「纸质版是否有必要留存,或者直接销毁更为合适?」:

自2012年正式开放注册以来,坚果云安全稳定地管理着数PB(1PB=1024T=1048576GB),超过100亿个企业文件,从未发生数据事故,服务从未间断。

所以,既然纸质版文件本来就是由电子版转印而成,电子档文件又存放在坚果云中,那就没有保留的必要。

不过如果董事长批阅过的文件,还是需要保存的。

你可以借助坚果云旗下的产品,「坚果云扫描」,轻松将纸质文档转化成清晰规整的电子档格式,坚果云扫描会将扫描结果自动上传并同步。

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