企业海量文档应该如何管理?

很多企业都存在这样的苦恼,每天都会生产大量的文件,这些文件有时候感觉不重要,随时放,特别是一些纸张文件。但是正真到该用的时候却找不到了,或者花费了很多的时间,有的是文件本来是少数几个高层可以看的,但是由于管理不善泄露出去,对企业产生了重大的影响。企业的海量文档该如何管理呢?

我们先来梳理下企业文档版本管理中的常见问题

通过文件命名区分的方式保存多个版本。当文件被频繁修改且版本数量不断增加时,文件冗余、版本混乱、搜索困难等。很容易发生。当共享文件被交付时,更有可能导致将错误版本发送给另一方的尴尬。

由于缺乏统一的文件管理平台,不可能实现文件的协同办公。在文档修改迭代之后,不会及时通知其他人。人们经常发现,一些人仍然在使用旧版本的文档,同时还有许多不同版本的文档在流传。

因为它不注意文档版本历史的归档和记录,所以查找指定的版本历史非常耗时。例如,在编辑和修改文件的过程中,经过多次修改,发现以前的版本比最新的版本好。但是,在搜索版本历史时,发现版本历史已被覆盖,并且找不到文档。

当多人维护同一个文件并修改和更新文件时,由于文件版本不能锁定操作,多人可能会重复修改同一个问题,或者由于多人的操作,文件的重要内容可能会丢失等。

没有完整的操作记录,文件修改更新后不知道操作员、操作时间、修改次数等信息,更有可能出现问题后相互推卸责任。

所以这个时候就需要坚果云企业网盘,可以清楚分门别类,并且先定好权限,一个公共文件权限内部的都可以修改,并且保存最新的版本,而且还会备份历史版本,以备不时之需。

坚果云企业网盘就值得被您选择,为什么呢?

总结如下:

值得选择的坚果云企业网盘一:数据安全有保障

无论是在数据传输还是在数据存储时,坚果云企业网盘对业务数据和文件都采用了加密手段,多种安全技术能够更好的保障了数据内部层级之间的传输,所有数据存储在内网私有服务器中,任何外部人员(包括坚果云官方)都无法访问。

值得选择的坚果云企业网盘二:同步共享,协同办公

对于内部团队办公,坚果云企业网盘能够实现团队间的协同共享,满足文件在线编辑,实时同步;且可多终端、多地实时共享文件;实现企业内外跨区域的高效协同办公;另外坚果云企业网盘还能够实现多终端的数据同步和共享、协同办公,且支持多种文件格式的预览,满足企业线上办公,精准搜索、提高效率。

值得选择的坚果云企业网盘三:广泛兼容,避免重复投资

网盘能够根据企业的实际需求弹性扩容,不需要额外再购买存储设备,从而降低了企业整体的项目投入和运维以及管理成本。坚果云企业版服务器软件,兼容各种服务器硬件、软件环境,有效利用企业已有硬件资源,避免重复投资。

值得选择的坚果云企业网盘四:严格的权限控制

坚果云企业网盘可结合企业人员架构对于系统内的文件进行访问权限划分,细化多文件的私密保护;实现企业信息和人员的统一便捷管理,资料集中存储与整合,便于企业进行数据统计与分析,基于企业组织架构实现人员信息的有序管理。

值得选择的坚果云企业网盘五:自动收集,集中管理

企业内容越是分散,可管理性就越差。如果管理者无法收集内容、无法统一规范,就难以组织和重用。在内容严重分散的企业中,员工离职、工作交接时,文件流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接,造成大量的知识内容不为人知,丧失价值。坚果云允许管理者预先定义文件存放结构(文件夹结构),并将该文件结构同步到员工的电脑中。这样,员工就可以按照预先定义好的结构存放文件,避免因结构不统一,导致收集的文件失去价值。

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